Urząd Stanu Cywilnego
Siedziba: Plac Wolności 1
Kierownik wydziału – Wioletta Biszewska
Pok. nr 4, parter, tel. 87 307 03 10.
Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy:
- rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów prowadzona w Rejestrze Stanu Cywilnego,
- rejestracja urodzeń albo zgonów, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej i nie zostały tam zarejestrowane oraz rejestracja urodzeń, małżeństw albo zgonów, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli w państwie urodzenia, zawarcia małżeństwa albo zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego,
- przenoszenie do Rejestru Stanu Cywilnego w drodze transkrypcji zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, będących dowodem zdarzenia i jego rejestracji,
- wpisywanie do Rejestru Stanu Cywilnego treści aktów odtworzonych i ustalonych przez sąd,
- rejestracja uznania ojcostwa / odmowy uznania ojcostwa dziecka w rejestrze uznań w Rejestrze Stanu Cywilnego,
- przyjmowanie oświadczeń o:
- wstąpieniu w związek małżeński,
- wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa,
- powrocie rozwiedzionego małżonka do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego,
- uznaniu ojcostwa dziecka,
- nadaniu dziecku nazwiska męża matki / żony ojca,
- zmianie imienia / imion dziecka,
- ostatniej woli spadkodawcy,
- przyjmowanie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,
- sporządzanie przypisków i wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego,
- wydawanie odpisów oraz zaświadczeń z Rejestru Stanu Cywilnego,
- wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca,
- wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie zmiany imienia i nazwiska oraz z zakresu rejestracji stanu cywilnego,
- dokonywanie czynności związanych z uzupełnianiem, sprostowaniem, odtwarzaniem treści aktów stanu cywilnego,
- migracja aktów stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego,
- zlecanie tłumaczeń przysięgłych aktów stanu cywilnego sporządzonych w języku niemieckim,
- dokonywanie aktualizacji rejestru PESEL w związku z rejestracją urodzeń, małżeństw i zgonów oraz w związku ze zmianami w aktach stanu cywilnego,
- obsługa zleceń w Rejestrze Stanu Cywilnego oraz w bazie PESEL,
- prowadzenie ewidencji blankietów do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
- organizacja uroczystości przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński,
- przygotowanie dokumentacji oraz organizacja uroczystości 100-lecia życia oraz jubileuszu długoletniego pożycia małżeńskiego,
- prowadzenie archiwum Urzędu Stanu Cywilnego, w tym przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
- załatwianie spraw konsularnych w zakresie obowiązków USC,
- sporządzanie sprawozdań i informacji na potrzeby Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego, Delegatury Krajowego Biura Wyborczego, Straży Granicznej oraz Urzędu Statystycznego z zakresu zadań wydziału,
- udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zadania należące do właściwości wydziału,
- podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń innych jednostek,
- prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową w ramach zadań wydziału,
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej z zakresu działania wydziału,
- zgłaszanie i aktualizacja zbiorów danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych,
- współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie merytorycznych zadań wydziału,
- zadania z zakresu ewidencji ludności:
- prowadzenie spraw związanych z zameldowaniami i wymeldowaniami, w tym postępowań administracyjnych o zameldowanie lub wymeldowanie,
- przyjmowanie wniosków oraz nadawanie numeru PESEL,
- prowadzenie i aktualizacja rejestru mieszkańców,
- udostępnianie danych z rejestru PESEL oraz rejestru mieszkańców podmiotom w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań ustawowych oraz innym osobom i jednostkom organizacyjnym,
- wydawanie decyzji o odmowie udostępnienia danych osobowych,
- usuwanie niezgodności w bazie PESEL,
- prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców,
- sporządzanie spisów wyborców w związku z zarządzonymi wyborami,
- prowadzenie zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem spisu ludności,
- zadania z zakresu ewidencji dowodów osobistych:
- przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego i weryfikacja zgodności danych z bazą PESEL,
- unieważnianie dowodów osobistych w Rejestrze Dowodów Osobistych (RDO),
- przyjmowanie i rejestrowanie zgłoszeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego,
- udostępnianie danych z dokumentacji wydanych dowodów osobistych oraz RDO,
- wydawanie decyzji o odmowie udostępnienia danych osobowych z RDO,
- prowadzenie akt dowodowo – osobowych (koperty dowodowe) wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,
- wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE,
- realizacja i koordynacja zadań ustawowej pomocy repatriantom,
- przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych.
Wioletta Biszewska
Pok. nr 4, parter, tel. 87 307 03 10.
Główne kompetencje:
- rejestracja urodzeń, rejestracja małżeństw, rejestracja zgonów jako podstawowych zdarzeń kształtujących stan cywilny oraz rejestracja dodatkowa innych zdarzeń mająca wpływ na stan cywilny,
- inne czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego związane bezpośrednio lub pośrednio z rejestracją stanu cywilnego, które należą do kompetencji kierownika USC na podstawie przepisów szczególnych oraz ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, a mianowicie:
- przyjmowanie od osób zamierzających zawrzeć małżeństwo pisemnego zapewnienia, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa,
- wydawanie zaświadczeń do ślubu konkordatowego,
- wydanie zaświadczeń stwierdzających, że obywatel polski posiada zdolność prawną do zawarcia małżeństwa za granicą,
- wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca od dnia złożenia przez osoby, które zamierzają je zawrzeć, pisemnego zapewnienia, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa,
- przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w Urzędzie Stanu Cywilnego w Olecku, a także poza Urzędem na terenie Gminy Olecko,
- przyjmowanie oświadczeń małżonków rozwiedzionych, którzy wskutek zawarcia małżeństwa zmienili swoje dotychczasowe nazwiska, o powrocie do nazwisk, które nosili przed zawarciem małżeństwa,
- przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa, a także ich rejestracja w rejestrze uznań,
- przyjmowanie oświadczeń małżonków, że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko,
- przyjmowanie oświadczeń rodziców dziecka o zmianie imienia lub imion zamieszczonych w akcie urodzenia,
- przyjmowanie oświadczeń, o których mowa w art. 88 § 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
- odtwarzanie treści aktów stanu cywilnego,
- dokonywanie sprostowania aktów stanu cywilnego,
- dokonywanie uzupełnienia aktów stanu cywilnego,
- przenoszenie zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, będących dowodem zdarzenia i jego rejestracji, do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji,
- wydanie odpisów z akt stanu cywilnego,
- wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym,
- wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,
- wydawanie zaświadczeń o nieposiadaniu księgi,
- sporządzanie przypisków i wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego,
- prowadzenie archiwum USC,
- przenoszenie aktów stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego,
- rejestracja, aktualizacja oraz usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL w zakresie danych wynikających z:
- aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu,
- decyzji o zmianie imienia i nazwiska,
- zagranicznych dokumentów stanu cywilnego lub innych dokumentów wydanych w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli osoba, której nadano numer PESEL, nie ma polskich aktów stanu cywilnego,
- występowanie o nadanie numeru PESEL, a także meldowanie dzieci urodzonych na terenie Gminy Olecko,
- występowanie o zmianę numeru PESEL w przypadkach określonych przepisami prawa,
- prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji w sprawach zmiany imienia i nazwiska,
- prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji administracyjnych przewidzianych przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz Prawa o aktach stanu cywilnego,
- prowadzenie spraw związanych z obchodami 50 rocznicy ślubu oraz 100 lat życia,
- sporządzanie protokołów ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,
- sporządzanie sprawozdań i informacji na potrzeby Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego, Straży Granicznej, Urzędu Statystycznego oraz Delegatury Krajowego Biura Wyborczego,
- zlecanie tłumaczeń przysięgłych aktów stanu cywilnego sporządzonych w języku niemieckim, celem zamieszczenia aktów w Rejestrze Stanu Cywilnego,
- przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych,
- wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE.
Iwona Marta Kubiak
Pok. nr 4, parter, tel. 87 520 26 58.
Główne kompetencje:
- rejestracja urodzeń, rejestracja małżeństw, rejestracja zgonów jako podstawowych zdarzeń kształtujących stan cywilny oraz rejestracja dodatkowa innych zdarzeń mająca wpływ na stan cywilny,
- inne czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego związane bezpośrednio lub pośrednio z rejestracją stanu cywilnego, które należą do kompetencji kierownika USC na podstawie przepisów szczególnych oraz ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, a mianowicie:
- przyjmowanie od osób zamierzających zawrzeć małżeństwo pisemnego zapewnienia, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa,
- wydawanie zaświadczeń do ślubu konkordatowego,
- wydanie zaświadczeń stwierdzających, że obywatel polski posiada zdolność prawną do zawarcia małżeństwa za granicą,
- wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca od dnia złożenia przez osoby, które zamierzają je zawrzeć, pisemnego zapewnienia, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa,
- przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w Urzędzie Stanu Cywilnego w Olecku, a także poza Urzędem na terenie Gminy Olecko,
- przyjmowanie oświadczeń małżonków rozwiedzionych, którzy wskutek zawarcia małżeństwa zmienili swoje dotychczasowe nazwiska, o powrocie do nazwisk, które nosili przed zawarciem małżeństwa,
- przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa, a także ich rejestracja w rejestrze uznań,
- przyjmowanie oświadczeń małżonków, że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko,
- przyjmowanie oświadczeń rodziców dziecka o zmianie imienia lub imion zamieszczonych w akcie urodzenia,
- przyjmowanie oświadczeń, o których mowa w art. 88 § 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
- odtwarzanie treści aktów stanu cywilnego,
- dokonywanie sprostowania aktów stanu cywilnego,
- dokonywanie uzupełnienia aktów stanu cywilnego,
- przenoszenie zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, będących dowodem zdarzenia i jego rejestracji, do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji,
- wydanie odpisów z akt stanu cywilnego,
- wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym,
- wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,
- wydawanie zaświadczeń o nieposiadaniu księgi,
- sporządzanie przypisków i wzmianek w aktach stanu cywilnego,
- prowadzenie archiwum USC,
- przenoszenie aktów stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego,
- Rejestracja i aktualizacja danych w rejestrze PESEL w zakresie danych wynikających z:
- aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu,
- decyzji o zmianie imienia i nazwiska,
- zagranicznych dokumentów stanu cywilnego lub innych dokumentów wydanych w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli osoba, której nadano numer PESEL, nie ma polskich aktów stanu cywilnego,
- występowanie o nadanie numeru PESEL, a także meldowanie dzieci urodzonych na terenie Gminy Olecko,
- występowanie o zmianę numeru PESEL w przypadkach określonych przepisami prawa,
- prowadzenie ewidencji i rozliczanie blankietów do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
- prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji w sprawie zmiany imienia i nazwiska,
- prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji administracyjnych przewidzianych przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz Prawa o aktach stanu cywilnego,
- prowadzenie spraw związanych z obchodami 50 rocznicy ślubu oraz 100 lat życia,
- przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych,
- wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE.
Barbara Kownacka
Pok. nr 4, parter, tel. 87 520 26 58.
Główne kompetencje:
- wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego,
- przenoszenie aktów stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego,
- zamieszczanie w księgach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych o przeniesieniu aktu stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego,
- wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,
- zamieszczanie przypisków, z wyjątkiem przypisków zamieszczanych przy akcie stanu cywilnego na podstawie uznania orzeczenia organu państwa obcego lub na podstawie innego dokumentu pochodzącego od organu państwa obcego, a niewymagającego uznania albo odpisu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przekazanego do urzędu stanu cywilnego w wykonaniu umowy międzynarodowej przewidującej wzajemną wymianę informacji w zakresie stanu cywilnego,
- usuwanie niezgodności i aktualizowanie danych w rejestrze PESEL,
- wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE,
- przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych,
- sporządzanie sprawozdań, analiz i informacji z zakresu objętego stanowiskiem pracy,
- prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową,
- zadania z zakresu ewidencji ludności:
- przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych, wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu,
- udostępnianie danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL,
- opracowanie wykazów mieszkańców miasta i gminy dla potrzeb kwalifikacji wojskowej, służby zdrowia, placówek szkolnych oraz innych jednostek,
- prowadzenie spraw związanych z nadaniem i anulowaniem numeru PESEL,
- zadania z zakresu dowodów osobistych:
- przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego, weryfikacja zgodności danych z Rejestrem Dowodów Osobistych i bazą PESEL, usuwanie niezgodności,
- wydawanie potwierdzeń złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego,
- skanowanie wniosków do systemu RDO w celu spersonalizowania dowodu osobistego przez ministerstwo,
- wydawanie dowodów osobistych,
- zakładanie kopert dowodowych,
- udostępnianie danych z dokumentacji wydanych dowodów osobistych oraz RDO.
Dominika Kowalewska
Pok. nr 3, parter, tel. 87 520 32 65.
Główne kompetencje:
- prowadzenie rejestrów z zakresu ewidencji ludności,
- przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych, wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu,
- prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach ewidencji ludności,
- udostępnianie danych z rejestru PESEL oraz rejestru mieszkańców,
- opracowanie wykazów mieszkańców miasta i gminy dla potrzeb kwalifikacji wojskowej, służby zdrowia, placówek szkolnych oraz innych jednostek,
- usuwanie niezgodności danych zawartych w rejestrze PESEL lub rejestrze mieszkańców,
- prowadzenie spraw związanych z nadaniem i anulowaniem numeru PESEL,
- prowadzenie rejestru wyborców,
- sporządzanie spisów wyborców w związku z zarządzonymi wyborami,
- prowadzenie zadań związanych z organizacją i przeprowadzaniem spisów ludności,
- wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE,
- realizacja i koordynacja zadań ustawowej pomocy repatriantom,
- przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych,
- zadania z zakresu Urzędu Stanu Cywilnego:
- wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego,
- migracja aktów stanu cywilnego,
- zamieszczanie w księgach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych o przeniesieniu aktu stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego,
- wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,
- zamieszczanie przypisków, z wyjątkiem przypisków zamieszczanych przy akcie stanu cywilnego na podstawie uznania orzeczenia organu państwa obcego lub na podstawie innego dokumentu pochodzącego od organu państwa obcego, a niewymagającego uznania albo odpisu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przekazanego do urzędu stanu cywilnego w wykonaniu umowy międzynarodowej przewidującej wzajemną wymianę informacji w zakresie stanu cywilnego,
- realizacja zleceń w BUSC w zakresie posiadanych upoważnień.
Monika Staniszewska
Pok. nr 2, parter, tel. 87 520 24 13.
Główne kompetencje:
- przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego, weryfikacja zgodności danych z Rejestrem Dowodów Osobistych i bazą PESEL, usuwanie niezgodności,
- wydawanie potwierdzeń złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego,
- skanowanie wniosków do systemu RDO w celu spersonalizowania dowodu osobistego przez ministerstwo,
- wydawanie dowodów osobistych,
- zakładanie kopert dowodowych,
- prowadzenie spraw związanych z nadaniem numeru PESEL,
- wydawanie zaświadczeń w ramach posiadanych uprawnień,
- prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach dotyczących dowodów osobistych,
- prowadzenie akt dowodowo-osobowych wydawanych i unieważnionych dowodów osobistych,
- udostępnianie danych z dokumentacji wydanych dowodów osobistych oraz RDO,
- wyłączanie do archiwum kopert dowodowych osób zmarłych,
- sporządzanie sprawozdań, analiz i informacji z zakresu objętego stanowiskiem pracy,
- prowadzenie rejestru wyborców,
- sporządzanie spisów wyborców w związku z zarządzonymi wyborami,
- przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych,
- wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE,
- zadania z zakresu Urzędu Stanu Cywilnego:
- wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego,
- migracja aktów stanu cywilnego,
- zamieszczanie w księgach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych o przeniesieniu aktu stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego,
- wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,
- zamieszczanie przypisków, z wyjątkiem przypisków zamieszczanych przy akcie stanu cywilnego na podstawie uznania orzeczenia organu państwa obcego lub na podstawie innego dokumentu pochodzącego od organu państwa obcego, a niewymagającego uznania albo odpisu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przekazanego do urzędu stanu cywilnego w wykonaniu umowy międzynarodowej przewidującej wzajemną wymianę informacji w zakresie stanu cywilnego.
