Urząd Stanu Cywilnego
Siedziba: Plac Wolności 1
Kierownik wydziału – Wioletta Biszewska
Pok. nr 3, parter, tel. 87 307 03 10.
Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy:
- rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów prowadzona w Rejestrze Stanu Cywilnego,
- rejestracja urodzeń albo zgonów, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej i nie zostały tam zarejestrowane oraz rejestracja urodzeń, małżeństw albo zgonów, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli w państwie urodzenia, zawarcia małżeństwa albo zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego,
- przenoszenie do Rejestru Stanu Cywilnego w drodze transkrypcji zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, będących dowodem zdarzenia i jego rejestracji,
- wpisywanie do Rejestru Stanu Cywilnego treści aktów odtworzonych i ustalonych przez sąd,
- rejestracja uznania ojcostwa / odmowy uznania ojcostwa dziecka w rejestrze uznań w Rejestrze Stanu Cywilnego,
- przyjmowanie oświadczeń o:
- wstąpieniu w związek małżeński,
- wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa,
- powrocie rozwiedzionego małżonka do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego,
- uznaniu ojcostwa dziecka,
- nadaniu dziecku nazwiska męża matki / żony ojca,
- zmianie imienia / imion dziecka,
- ostatniej woli spadkodawcy,
- przyjmowanie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,
- sporządzanie przypisków i wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego,
- wydawanie odpisów oraz zaświadczeń z Rejestru Stanu Cywilnego,
- wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca,
- wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie zmiany imienia i nazwiska oraz z zakresu rejestracji stanu cywilnego,
- dokonywanie czynności związanych z uzupełnianiem, sprostowaniem, odtwarzaniem treści aktów stanu cywilnego,
- migracja aktów stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego,
- zlecanie tłumaczeń przysięgłych aktów stanu cywilnego sporządzonych w języku niemieckim,
- dokonywanie aktualizacji rejestru PESEL w związku z rejestracją urodzeń, małżeństw i zgonów oraz w związku ze zmianami w aktach stanu cywilnego,
- obsługa zleceń w Rejestrze Stanu Cywilnego oraz w bazie PESEL,
- prowadzenie ewidencji blankietów do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
- organizacja uroczystości przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński,
- przygotowanie dokumentacji oraz organizacja uroczystości 100-lecia życia oraz jubileuszu długoletniego pożycia małżeńskiego,
- prowadzenie archiwum Urzędu Stanu Cywilnego, w tym przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
- załatwianie spraw konsularnych w zakresie obowiązków USC,
- sporządzanie sprawozdań i informacji na potrzeby Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego, Delegatury Krajowego Biura Wyborczego, Straży Granicznej oraz Urzędu Statystycznego z zakresu zadań wydziału,
- udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zadania należące do właściwości wydziału,
- podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń innych jednostek,
- prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową w ramach zadań wydziału,
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej z zakresu działania wydziału,
- zgłaszanie i aktualizacja zbiorów danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych,
- współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie merytorycznych zadań wydziału,
- zadania z zakresu ewidencji ludności:
- prowadzenie spraw związanych z zameldowaniami i wymeldowaniami, w tym postępowań administracyjnych o zameldowanie lub wymeldowanie,
- przyjmowanie wniosków oraz nadawanie numeru PESEL,
- prowadzenie i aktualizacja rejestru mieszkańców,
- udostępnianie danych z rejestru PESEL oraz rejestru mieszkańców podmiotom w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań ustawowych oraz innym osobom i jednostkom organizacyjnym,
- wydawanie decyzji o odmowie udostępnienia danych osobowych,
- usuwanie niezgodności w bazie PESEL,
- prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców,
- sporządzanie spisów wyborców w związku z zarządzonymi wyborami,
- prowadzenie zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem spisu ludności,
- zadania z zakresu ewidencji dowodów osobistych:
- przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego i weryfikacja zgodności danych z bazą PESEL,
- unieważnianie dowodów osobistych w Rejestrze Dowodów Osobistych (RDO),
- przyjmowanie i rejestrowanie zgłoszeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego,
- udostępnianie danych z dokumentacji wydanych dowodów osobistych oraz RDO,
- wydawanie decyzji o odmowie udostępnienia danych osobowych z RDO,
- prowadzenie akt dowodowo – osobowych (koperty dowodowe) wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,
- wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE,
- realizacja i koordynacja zadań ustawowej pomocy repatriantom,
- przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych.
Wioletta Biszewska
Pok. nr 3, parter, tel. 87 307 03 10.
Główne kompetencje:
- Rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów.
- Przyjmowanie od osób zamierzających zawrzeć małżeństwo pisemnych zapewnień, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa.
- Wydawanie zaświadczeń do ślubu konkordatowego.
- Wydanie zaświadczeń stwierdzających, że obywatel polski posiada zdolność prawną do zawarcia małżeństwa za granicą.
- Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca od dnia złożenia przez osoby, które zamierzają je zawrzeć, pisemnego zapewnienia, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa.
- Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w Urzędzie Stanu Cywilnego w Olecku, a także poza Urzędem na terenie Gminy Olecko.
- Przyjmowanie oświadczeń małżonków rozwiedzionych, którzy wskutek zawarcia małżeństwa zmienili swoje dotychczasowe nazwiska, o powrocie do nazwisk, które nosili przed zawarciem małżeństwa.
- Przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa, a także ich rejestracja w rejestrze uznań.
- Przyjmowanie oświadczeń małżonków, że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko.
- Przyjmowanie oświadczeń rodziców dziecka o zmianie imienia lub imion zamieszczonych w akcie urodzenia.
- Przyjmowanie oświadczeń, o których mowa w art. 88 § 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
- Odtwarzanie treści aktów stanu cywilnego.
- Dokonywanie sprostowania aktów stanu cywilnego.
- Dokonywanie uzupełnienia aktów stanu cywilnego.
- Przenoszenie zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, będących dowodem zdarzenia i jego rejestracji, do Rejestru Stanu Cywilnego w drodze transkrypcji.
- Wydanie odpisów z akt stanu cywilnego.
- Sporządzanie przypisków i wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego.
- Przenoszenie aktów stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego.
- Rejestracja, aktualizacja oraz usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL.
- Występowanie o nadanie numeru PESEL oraz meldowanie dzieci urodzonych na terenie Gminy Olecko.
- Występowanie o zmianę numeru PESEL w przypadkach określonych przepisami prawa.
- Prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji w sprawach zmiany imienia i nazwiska.
- Prowadzenie spraw związanych z obchodami 50 rocznicy ślubu oraz 100 lat życia.
- Sporządzanie protokołów ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy.
- Przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych.
- Wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE.
- Prowadzenie rejestru wyborców.
- Sporządzanie spisów wyborców w związku z zarządzonymi wyborami.
- Prowadzenie zadań związanych z organizacją i przeprowadzaniem spisów ludności.
Iwona Marta Kubiak
Pok. nr 4, parter, tel. 87 520 26 58.
Główne kompetencje:
- Rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów.
- Przyjmowanie od osób zamierzających zawrzeć małżeństwo pisemnych zapewnień, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa.
- Wydawanie zaświadczeń do ślubu konkordatowego.
- Wydanie zaświadczeń stwierdzających, że obywatel polski posiada zdolność prawną do zawarcia małżeństwa za granicą.
- Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca od dnia złożenia przez osoby, które zamierzają je zawrzeć, pisemnego zapewnienia, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa.
- Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w Urzędzie Stanu Cywilnego w Olecku, a także poza Urzędem na terenie Gminy Olecko.
- Przyjmowanie oświadczeń małżonków rozwiedzionych, którzy wskutek zawarcia małżeństwa zmienili swoje dotychczasowe nazwiska, o powrocie do nazwisk, które nosili przed zawarciem małżeństwa.
- Przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa, a także ich rejestracja w rejestrze uznań.
- Przyjmowanie oświadczeń małżonków, że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko.
- Przyjmowanie oświadczeń rodziców dziecka o zmianie imienia lub imion zamieszczonych w akcie urodzenia.
- Przyjmowanie oświadczeń, o których mowa w art. 88 § 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
- Wydanie odpisów z akt stanu cywilnego.
- Wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym.
- Wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.
- Wydawanie zaświadczeń o nieposiadaniu księgi.
- Sporządzanie przypisków i wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego.
- Przenoszenie aktów stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego.
- Rejestracja, aktualizacja oraz usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL.
- Występowanie o nadanie numeru PESEL oraz meldowanie dzieci urodzonych na terenie Gminy Olecko.
- Występowanie o zmianę numeru PESEL w przypadkach określonych przepisami prawa.
- Przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych.
- Wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE.
Barbara Kownacka
Pok. nr 4, parter, tel. 87 523 30 61.
Główne kompetencje:
- Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego.
- Przenoszenie aktów stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego.
- Wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.
- Zamieszczanie przypisków, z wyjątkiem przypisków zamieszczanych przy akcie stanu cywilnego na podstawie uznania orzeczenia organu państwa obcego lub na podstawie innego dokumentu pochodzącego od organu państwa obcego, a niewymagającego uznania albo odpisu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przekazanego do urzędu stanu cywilnego w wykonaniu umowy międzynarodowej przewidującej wzajemną wymianę informacji w zakresie stanu cywilnego.
- Usuwanie niezgodności i aktualizowanie danych w rejestrze PESEL.
- Wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy UE.
- Przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych.
- Prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową.
Dominika Kowalewska
Pok. nr 2, parter, tel. 87 520 32 65.
Główne kompetencje:
- Prowadzenie rejestrów z zakresu ewidencji ludności.
- Przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych.
- Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach ewidencji ludności.
- Udostępnianie danych oraz wydawanie zaświadczeń z rejestru PESEL oraz rejestru mieszkańców.
- Opracowywanie wykazów mieszkańców miasta i gminy dla potrzeb kwalifikacji wojskowej, służby zdrowia, placówek szkolnych oraz innych jednostek.
- Usuwanie niezgodności danych zawartych w rejestrze PESEL oraz rejestrze mieszkańców.
- Prowadzenie spraw związanych z nadaniem i zmianą numeru PESEL.
- Prowadzenie rejestru wyborców.
- Sporządzanie spisów wyborców w związku z zarządzonymi wyborami.
- Prowadzenie spraw związanych z organizacją i przeprowadzeniem spisów ludności.
- Wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy Unii Europejskiej.
- Realizacja i koordynacja zadań ustawowej pomocy repatriantom.
- Przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z Rejestru Danych Kontaktowych.
Monika Staniszewska
Pok. nr 2, parter, tel. 87 520 24 13.
Główne kompetencje:
- Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego w urzędzie i poza urzędem, weryfikacja zgodności danych z Rejestrem Dowodów Osobistych i bazą PESEL, usuwanie niezgodności.
- Wydawanie dowodów osobistych w urzędzie i poza urzędem.
- Unieważnianie dowodów osobistych.
- Przyjmowanie zgłoszeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego oraz kradzieży tożsamości.
- Prowadzenie spraw związanych z nadaniem numeru PESEL.
- Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi.
- Przekazywanie, aktualizacja i usuwanie danych z rejestru danych kontaktowych.
