Wydział Promocji, Kultury i Sportu
Siedziba: Plac Wolności 1
Kierownik wydziału – Zastępca Burmistrza Sylwia Wieloch
Siedziba: Plac Wolności 3, pok. nr 12, I piętro, tel. 87 520 2603
Do zakresu działań Wydziału Promocji, Kultury i Sportu należy:
- współpraca z sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedli,
- prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim, Inicjatywą Lokalną i Budżetem obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
- współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy,
- prowadzenie spraw związanych z promocją gminy,
- opracowanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno - informacyjnych o gminie,
- udział w krajowych i zagranicznych imprezach targowo – promocyjnych,
- współdziałanie z organami gminy w zakresie działań promocyjnych i polityki informacyjnej,
- współpraca i współdziałanie z organizacjami pozarządowymi,
- prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową,
- realizacja zadań własnych gminy w związku z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz uchwały Rady Miejskiej w Olecku w sprawie rocznego programu współpracy gminy Olecko z organizacjami pozarządowymi,
- inicjowanie działań w zakresie upamiętniania historycznych miejsc, wydarzeń, faktów oraz postaci,
- współpraca z wydziałem ds. inwestycji w zakresie budowy pomników i innych obiektów upamiętniających historyczne miejsca, wydarzenia, fakty oraz postacie,
- prowadzenie strony internetowej gminy,
- prowadzenie spraw z zakresu działalności lobbingowej,
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działań wydziału,
- zgłaszanie i aktualizacja zbiorów danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych,
- prowadzenie ewidencji pól biwakowych na terenie Gminy,
- prowadzenie ewidencji obiektów spełniających wymagania niezbędne do prowadzenia w nich usług hotelarskich, dokonywanie zmian zapisów dotyczących rodzaju obiektów,
- prowadzenie wykazu kąpielisk na terenie Gminy,
- udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zadania należące do właściwości wydziału,
- współdziałanie z innymi wydziałami w sprawie pozyskiwania środków finansowych zewnętrznych, w tym unijnych,
- prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową w ramach zadań wydziału,
- prowadzenie spraw związanych z likwidacją szkód rzeczowych i osobowych w zakresie spraw merytorycznych wydziału przy współpracy z Wydziałem Finansowym,
- inicjowanie, opiniowanie i zatwierdzanie planów, w tym planów budżetowych jednostkom kultury i sportu finansowanym z budżetu gminy oraz nadzór nad ich realizacją,
- stwarzanie warunków i podejmowanie działań, zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
- promowanie potencjału kulturalnego, sportowego i turystycznego gminy w kraju i zagranicą oraz współpraca z innymi instytucjami, organizacjami w zakresie promocji gospodarczej,
- współpraca ze środowiskami, organizacjami oraz instytucjami realizującymi zadania z zakresu kultury, sportu i turystyki oraz nadzór nad wykonywanymi zadaniami,
- współpraca ze Społeczną Radą Kultury, w tym obsługa kancelaryjna Społeczna Rady Kultury,
- współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
- wnioskowanie w sprawach tworzenia, łączenia, przekształcania, nadawania statutu jednostkom kultury, sportu i turystyki finansowanym z budżetu gminy,
- prowadzenie rejestru samorządowych jednostek kultury,
- nadzór merytoryczny nad samorządowymi jednostkami kultury i sportu,
- współpraca w planowaniu i nadzór nad realizacją imprez masowych realizowanych przez samorządowe jednostki kultury i sportu,
- nadzór nad przygotowaniami do sezonu turystyczno – wypoczynkowego, współpraca z jednostkami kultury, sportu i turystyki w zakresie planowania i organizowania obchodów świąt państwowych, uroczystości miejskich, projektowanie we współpracy z samorządowymi jednostkami kultury i sportu planów finansowych oraz nadzór nad ich realizacją,
- przygotowanie uroczystości związanych z przyznawaniem stypendiów i nagród przy udziale właściwej merytorycznie jednostki organizacyjnej kultury, sportu lub turystyki,
- współorganizacja lub organizacja spotkań, narad i uroczystości w zakresie zadań gminy wynikających z potrzeb środowiska przy współpracy z kierownikiem odpowiedniej merytorycznie jednostki organizacyjnej,
- prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich,
- prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem Patronatu Honorowego Burmistrza,
- inicjowanie i współudział w organizacji przedsięwzięć promujących Gminę,
- prowadzenie współpracy ze środowiskami w kraju i za granicą,
- opracowywanie wydawnictw i materiałów o charakterze promocyjno – informacyjnym Gminy, z wykorzystaniem różnych metod i technik promocyjnych, w tym sieci internetowej oraz nadzór graficzny i merytoryczny nad zamawianymi wydawnictwami i przygotowywanie projektów umów i zleceń w tym zakresie,
- zapewnienie niezbędnej obsługi Burmistrza w zakresie wynikającym między innymi z jego funkcji reprezentacyjnych,
- organizacyjne zabezpieczenie wizyt delegacji krajowych i zagranicznych, przedstawicieli korpusu dyplomatycznego, osobistości życia publicznego,
- opracowywanie i realizacja programów współpracy zagranicznej,
- prowadzenie konkursów,
- kreowanie wizerunku Burmistrza, Urzędu i Gminy,
- planowanie strategiczne i rozwój – realizacja zadań w zakresie:
- inicjowanie, sporządzanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Miasta i Gminy,
- monitorowanie i ewaluacja strategii, sporządzanie raportu z realizacji oraz przedstawianie jego wyników burmistrzowi i radzie oraz mieszkańcom na spotkaniach otwartych,
- sporządzanie i aktualizacja planów i koncepcji wynikających ze strategii, będących podstawą inicjowania procesów inwestycyjnych (np. koncepcje rozwoju ścieżek, zagospodarowania przestrzeni miejskich, jeziora itp.),
- współpraca w procesie opracowania i aktualizacji Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie zapewnienia zgodności ze strategią rozwoju oraz innymi programami dotyczącymi gminy,
- współpraca w zakresie tworzenia obszarów funkcjonalnych oraz przygotowanie danych na potrzeby delimitacji tych obszarów,
- inicjowanie sporządzania analiz i badań, pod kątem ich wykorzystania w opracowaniach planistycznych,
- sporządzanie i aktualizacja programów rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych gminy,
- opracowanie, aktualizacja programu rewitalizacji,
- koordynacja i monitorowanie realizacji projektów i działań rewitalizacyjnych na terenie gminy,
- współpraca przy sporządzaniu i aktualizacji wieloletniej prognozy finansowej gminy oraz planu inwestycyjnego,
- opiniowanie dokumentów programowych tworzonych na poziomie krajowym i regionalnym pod kątem realizacji przez gminę niezbędnych działań rozwojowych,
- zapewnienie zgodności działań podejmowanych w ramach przygotowywania inwestycji z kryteriami wynikającymi z dokumentów programowych,
- pozyskiwanie i analiza danych rozwojowych dotyczących gminy dla potrzeb zarządzania oraz prowadzenia polityki rozwoju,
- opiniowanie zadań z funduszu sołeckiego pod kątem zgodności ze Strategią Rozwoju Gminy,
- sporządzanie raportu o stanie gminy.
- rozwój dialogu społecznego, społeczeństwa obywatelskiego i przedsiębiorczości – realizacja zadań w zakresie:
- spraw związanych z reprezentowaniem gminy jako członka w organach organizacji pozarządowych i samorządowych oraz współpraca w tym zakresie,
- organizowania i prowadzenia konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy w zakresie zadań wydziału,
- prowadzenie działań na rzecz rozwoju społeczno-gospodarczego gminy, w tym organizowanie i prowadzenie działań informacyjnych i doradczych dla przedsiębiorców,
- prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego gminy, w tym koordynacja i monitoring realizacji zadań wybranych przez mieszkańców,
- prowadzenie spraw związanych z inicjatywą lokalną z zakresu działania wydziału,
- budowanie partnerstw z organizacjami pozarządowymi oraz prowadzenie procedur związanych z wyborem partnerów spoza sektora finansów publicznych do realizowanych projektów w zakresie zadań wydziału, budowanie partnerstw w zakresie realizacji projektów transgranicznych, w tym pozyskiwanie partnerów zagranicznych.
Alicja Mieszuk
Plac Wolności 1. Pok. nr 11, tel. 87 5230 30 25
Główne kompetencje:
- promocja gminy,
- kontakty z mediami (rzecznik prasowy),
- prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną.
Zakres obowiązków:
- współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy,
- wykonywanie zadań związanych z promocją gminy, w tym nadzór nad przygotowywaniem materiałów drukowanych, filmów, prowadzenie strony internetowej,
- administrowania serwisem System Powiadamiania Klienta (tworzenie i wysyłanie wiadomości) z Wydziału Promocji, Kultury i Sportu,
- prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową,
- inicjowanie działań w zakresie upamiętniania historycznych miejsc, wydarzeń, faktów oraz postaci,
- prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
- przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie,
- podejmowanie działań zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
- przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.
Monika Błaszak
Plac Wolności 1. Pok. nr 11 tel. 87 523 30 25
Główne kompetencje:
- współpraca z sołtysami i przewodniczącymi rad osiedli,
- prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich,
- fundusz sołecki - realizacja w zakresie zadań wydziału.
Zakres obowiązków:
- współpraca z przewodniczącymi zarządów osiedli i sołtysami,
- prowadzenie spraw związanych z Funduszem Sołeckim w zakresie wydziału,
- prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich, m.in.: sporządzanie umów użyczenia, umów zleceń,
- zakupy sprzętu, wyposażenia,
- rozliczanie kosztów zużytej energii,
- prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
- przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu,
- przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.
Kinga Fidler
Plac Wolności 1. Pok. nr 11 tel. 87 523 09 62
Główne kompetencje:
- pozyskiwanie środków z funduszy zewnętrznych,
- inicjatywa lokalna (procedura),
- budżet obywatelski (procedura).
Zakres obowiązków:
- inicjowanie, sporządzanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Miasta i Gminy,
- monitorowanie i ewaluacja strategii, sporządzanie raportu z realizacji,
- opracowanie, aktualizacja programu rewitalizacji,
- koordynacja i monitorowanie realizacji projektów i działań rewitalizacyjnych na terenie gminy,
- sporządzanie i aktualizacja programów rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych gminy,
- opiniowanie dokumentów programowych tworzonych na poziomie krajowym i regionalnym pod kątem realizacji przez gminę niezbędnych działań rozwojowych,
- opiniowanie zadań z funduszu sołeckiego pod kątem zgodności ze Strategią Rozwoju Gminy,
- pozyskiwanie środków zewnętrznych na finansowanie przedsięwzięć wynikających z dokumentów strategicznych – realizacja zadań nieinwestycyjnych w zakresie:
- prowadzenie stałego monitoringu programów współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej oraz innych źródeł zewnętrznych w zakresie możliwości realizacji nieinwestycyjnych zadań gminy:
- sporządzanie i aktualizowanie rocznych harmonogramów zawierających informacje o planowanych konkursach na działania nieinwestycyjnie,
- przekazywanie informacji burmistrzowi oraz wydziałom urzędu na temat możliwości dofinansowania zadań nieinwestycyjnych ze środków pozabudżetowych,
- opracowywanie projektów i wniosków o dofinansowanie nieinwestycyjnych zadań gminy, w tym:
- współpraca z wydziałami urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy w tym zakresie,
- zlecanie raportów, analiz, studiów wykonalności oraz innych dokumentów niezbędnych na etapie aplikowania,
- zapewnienie zgodności projektowanych rozwiązań z kryteriami wyboru projektów.
- realizacja projektów nieinwestycyjnych, które uzyskały dofinansowanie, w tym:
- przygotowanie dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie,
- współpraca z zespołem w przygotowaniu materiałów do opracowania dokumentów przetargowych dla zadań, które uzyskały dofinansowanie,
- koordynacja wdrażania działań projektowych, sprawozdawczość oraz rozliczanie projektu. Udział w czynnościach kontrolnych dotyczących realizowanych działań,
- współpraca przy realizacji zadań, które uzyskały dofinansowanie pod kątem zapewnienia zgodności z zakresem rzeczowo-finansowym oraz harmonogramem realizacji,
- raportowanie wszelkich błędów i nieprawidłowości w realizacji nadzorowanych projektów zgodnie z wymogami oraz ich korygowanie i usuwanie,
- realizacja zadań związanych z monitorowaniem projektów w okresie ich trwałości. Prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie,
- prowadzenie i aktualizowanie bazy danych projektów, które uzyskały decyzje o dofinansowaniu ze źródeł zewnętrznych.
- organizowanie i prowadzenie konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy w zakresie zadań wydziału,
- prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego gminy, w tym koordynacja i monitoring realizacji zadań wybranych przez mieszkańców,
- prowadzenie spraw związanych z inicjatywą lokalną.
Agata Mularczyk
Plac Wolności 3. Pok. nr 3 parter, tel. 87 520 19 50
Główne kompetencje:
- prowadzenie rejestru jednostek kultury,
- współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
- prowadzenie spraw związanych z honorowymi patronatami burmistrza (imprezy kulturalne),
- przygotowywanie uroczystości związanych z przygotowaniem stypendiów i nagród,
- prowadzenie spraw związanych z promocją gminy.
Stanowisko utworzone zgodnie z warunkami umowy realizowanej w ramach projektu pt. ,,Rozbudowa z przebudową amfiteatru w Olecku” na podstawie umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.
Zakres obowiązków:
- prowadzenie spraw w zakresie organizacji Active Festival Olecko z uwzględnieniem założeń umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.,
- współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
- obsługa kancelaryjna Społecznej Rady Kultury w zakresie przechowywania dokumentacji Rady oraz udostępniania pomieszczeń do przeprowadzenia jej posiedzeń,
- prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie dóbr kultury i muzeach.
- prowadzenie działań związanych z funkcjonowaniem bibliotek,
- prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
- prowadzenie księgi rejestrowej instytucji kultury i bieżące dokonywanie w niej wpisów,
- prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem Patronatu Honorowego Burmistrza,
- opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych o gminie,
- projektowanie materiałów i prowadzenie działań w mediach społecznościowych,
- projektowanie i prowadzenie kampanii społecznych,
- prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
- przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie,
- podejmowanie działań zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
- prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.
Marta Szmyt
Plac Wolności 3. Pok. nr 3 parter, tel. 87 520 19 50
Główne kompetencje:
- współpraca z organizacjami pozarządowymi,
- fundusz sołecki - wnioski,
- prowadzenie spraw z zakresu wsparcia i rozwoju sportu,
- prowadzenie wykazu kąpielisk.
Zakres obowiązków:
- prowadzenie spraw związanych ze współpracą i współdziałaniem z organizacjami pozarządowymi, w tym m.in.:
- realizacja zadań własnych gminy w związku z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz uchwały Rady Miejskiej w Olecku w sprawie rocznego programu współpracy gminy Olecko z organizacjami pozarządowymi, w tym m.in. dotyczących kultury, sportu i turystyki,
- przygotowanie konkursów na wsparcie realizacji zadań publicznych oraz innych form współpracy wymienionych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- udział w pracach komisji weryfikującej oferty złożone przez organizacje pozarządowe, prowadzenie stosownej dokumentacji,
- rozliczanie dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym, w tym kontrole,
- utrzymywanie bieżących kontaktów pomiędzy samorządem i sektorem pozarządowym, opiniowanie wniosków pochodzących od organizacji pozarządowych oraz podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego, doradztwo, dostarczanie informacji organizacjom o innych niż samorządowe źródła finansowania.
- prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy w zakresie kultury fizycznej, rekreacji, wypoczynku, turystyki, wędkarstwa,
- koordynowanie działań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej, rekreacji, wypoczynku, turystyki. Współudział w organizowaniu cyklicznych, okresowych i okolicznościowych imprez sportowych oraz współpraca w tym zakresie z Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji,
- prowadzenie ewidencji obiektów nie będących hotelami, a świadczącymi usługi hotelarskie, pól biwakowych, wydawanie stosownej dokumentacji,
- ewidencja kąpielisk oraz spraw z tym związanych – Prawo wodne.
- prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
- nadzór nad przygotowaniami do sezonu turystyczno-wypoczynkowego.
- prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim,
- przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.
Szymon Karkusz – 0,1 etatu
Plac Wolności 1. Pok. nr 11 tel. 87 523 09 62
Stanowisko utworzone zgodnie z warunkami umowy realizowanej w ramach projektu pt. ,,Rozbudowa z przebudową amfiteatru w Olecku” na podstawie umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.
Zakres obowiązków:
- prowadzenie spraw w zakresie organizacji Active Festival Olecko z uwzględnieniem założeń umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.,
- współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury oraz sportowych przez jednostki sportu,
- współpraca przy projektowaniu materiałów graficznych,
- wykonywanie dokumentacji fotograficznej prowadzonych projektów i działań,
- prowadzenie bieżącej sprawozdawczości w zakresie zadań określonych na stanowisku,
- współpraca przy przygotowywaniu materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.