UM Olecko - www.um.olecko.pl

Wydział Promocji, Kultury i Sportu

Siedziba: Plac Wolności 1

Kierownik wydziału – Zastępca Burmistrza Sylwia Wieloch

Siedziba: Plac Wolności 3, pok. nr 12, I piętro, tel. 87 520 2603

Do zakresu działań Wydziału Promocji, Kultury i Sportu należy:

• współpraca z sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedli,
• prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim, Inicjatywą Lokalną i Budżetem obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
• współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy,
• prowadzenie spraw związanych z promocją gminy,
• opracowanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno - informacyjnych o gminie,
• udział w krajowych i zagranicznych imprezach targowo – promocyjnych,
• współdziałanie z organami gminy w zakresie działań promocyjnych i polityki informacyjnej,
• współpraca i współdziałanie z organizacjami pozarządowymi,
• prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową,
• realizacja zadań własnych gminy w związku z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz uchwały Rady Miejskiej w Olecku w sprawie rocznego programu współpracy gminy Olecko z organizacjami pozarządowymi,
• inicjowanie działań w zakresie upamiętniania historycznych miejsc, wydarzeń, faktów oraz postaci,
• współpraca z wydziałem ds. inwestycji w zakresie budowy pomników i innych obiektów upamiętniających historyczne miejsca, wydarzenia, fakty oraz postacie,
• prowadzenie strony internetowej gminy,
• prowadzenie spraw z zakresu działalności lobbingowej,
• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działań wydziału,
• zgłaszanie i aktualizacja zbiorów danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych,
• prowadzenie ewidencji pól biwakowych na terenie Gminy,
• prowadzenie ewidencji obiektów spełniających wymagania niezbędne do prowadzenia w nich usług hotelarskich, dokonywanie zmian zapisów dotyczących rodzaju obiektów,
• prowadzenie wykazu kąpielisk na terenie Gminy,
• udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zadania należące do właściwości wydziału,
• współdziałanie z innymi wydziałami w sprawie pozyskiwania środków finansowych zewnętrznych, w tym unijnych,
• prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową w ramach zadań wydziału,
• prowadzenie spraw związanych z likwidacją szkód rzeczowych i osobowych w zakresie spraw merytorycznych wydziału przy współpracy z Wydziałem Finansowym,
• inicjowanie, opiniowanie i zatwierdzanie planów, w tym planów budżetowych jednostkom kultury i sportu finansowanym z budżetu gminy oraz nadzór nad ich realizacją,
• stwarzanie warunków i podejmowanie działań, zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
• promowanie potencjału kulturalnego, sportowego i turystycznego gminy w kraju i zagranicą oraz współpraca z innymi instytucjami, organizacjami w zakresie promocji gospodarczej,
• współpraca ze środowiskami, organizacjami oraz instytucjami realizującymi zadania z zakresu kultury, sportu i turystyki oraz nadzór nad wykonywanymi zadaniami,
• współpraca ze Społeczną Radą Kultury, w tym obsługa kancelaryjna Społeczna Rady Kultury,
• współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
• wnioskowanie w sprawach tworzenia, łączenia, przekształcania, nadawania statutu jednostkom kultury, sportu i turystyki finansowanym z budżetu gminy,
• prowadzenie rejestru samorządowych jednostek kultury,
• nadzór merytoryczny nad samorządowymi jednostkami kultury i sportu,
• współpraca w planowaniu i nadzór nad realizacją imprez masowych realizowanych przez samorządowe jednostki kultury i sportu,
• nadzór nad przygotowaniami do sezonu turystyczno – wypoczynkowego, współpraca z jednostkami kultury, sportu i turystyki w zakresie planowania i organizowania obchodów świąt państwowych, uroczystości miejskich, projektowanie we współpracy z samorządowymi jednostkami kultury i sportu planów finansowych oraz nadzór nad ich realizacją,
• przygotowanie uroczystości związanych z przyznawaniem stypendiów i nagród przy udziale właściwej merytorycznie jednostki organizacyjnej kultury, sportu lub turystyki,
• współorganizacja lub organizacja spotkań, narad i uroczystości w zakresie zadań gminy wynikających z potrzeb środowiska przy współpracy z kierownikiem odpowiedniej merytorycznie jednostki organizacyjnej,
• prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich,
• prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem Patronatu Honorowego Burmistrza,
• inicjowanie i współudział w organizacji przedsięwzięć promujących Gminę,
• prowadzenie współpracy ze środowiskami w kraju i za granicą,
• opracowywanie wydawnictw i materiałów o charakterze promocyjno – informacyjnym Gminy, z wykorzystaniem różnych metod i technik promocyjnych, w tym sieci internetowej oraz nadzór graficzny i merytoryczny nad zamawianymi wydawnictwami i przygotowywanie projektów umów i zleceń w tym zakresie,
• zapewnienie niezbędnej obsługi Burmistrza w zakresie wynikającym między innymi z jego funkcji reprezentacyjnych,
• organizacyjne zabezpieczenie wizyt delegacji krajowych i zagranicznych, przedstawicieli korpusu dyplomatycznego, osobistości życia publicznego,
• opracowywanie i realizacja programów współpracy zagranicznej,
• prowadzenie konkursów,
• kreowanie wizerunku Burmistrza, Urzędu i Gminy,
• planowanie strategiczne i rozwój – realizacja zadań w zakresie:

• inicjowanie, sporządzanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Miasta i Gminy,
• monitorowanie i ewaluacja strategii, sporządzanie raportu z realizacji oraz przedstawianie jego wyników burmistrzowi i radzie oraz mieszkańcom na spotkaniach otwartych,
• sporządzanie i aktualizacja planów i koncepcji wynikających ze strategii, będących podstawą inicjowania procesów inwestycyjnych (np. koncepcje rozwoju ścieżek, zagospodarowania przestrzeni miejskich, jeziora itp.),
• współpraca w procesie opracowania i aktualizacji Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie zapewnienia zgodności ze strategią rozwoju oraz innymi programami dotyczącymi gminy,
• współpraca w zakresie tworzenia obszarów funkcjonalnych oraz przygotowanie danych na potrzeby delimitacji tych obszarów,
• inicjowanie sporządzania analiz i badań, pod kątem ich wykorzystania w opracowaniach planistycznych,
• sporządzanie i aktualizacja programów rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych gminy,
• opracowanie, aktualizacja programu rewitalizacji,
• koordynacja i monitorowanie realizacji projektów i działań rewitalizacyjnych na terenie gminy,
• współpraca przy sporządzaniu i aktualizacji wieloletniej prognozy finansowej gminy oraz planu inwestycyjnego,
• opiniowanie dokumentów programowych tworzonych na poziomie krajowym i regionalnym pod kątem realizacji przez gminę niezbędnych działań rozwojowych,
• zapewnienie zgodności działań podejmowanych w ramach przygotowywania inwestycji z kryteriami wynikającymi z dokumentów programowych,
• pozyskiwanie i analiza danych rozwojowych dotyczących gminy dla potrzeb zarządzania oraz prowadzenia polityki rozwoju,
• opiniowanie zadań z funduszu sołeckiego pod kątem zgodności ze Strategią Rozwoju Gminy,
• sporządzanie raportu o stanie gminy.

• rozwój dialogu społecznego, społeczeństwa obywatelskiego i przedsiębiorczości – realizacja zadań w zakresie:
  • spraw związanych z reprezentowaniem gminy jako członka w organach organizacji pozarządowych i samorządowych oraz współpraca w tym zakresie,
  • organizowania i prowadzenia konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy w zakresie zadań wydziału,
  • prowadzenie działań na rzecz rozwoju społeczno-gospodarczego gminy, w tym organizowanie i prowadzenie działań informacyjnych i doradczych dla przedsiębiorców,
  • prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego gminy, w tym koordynacja i monitoring realizacji zadań wybranych przez mieszkańców,
  • prowadzenie spraw związanych z inicjatywą lokalną z zakresu działania wydziału,
  • budowanie partnerstw z organizacjami pozarządowymi oraz prowadzenie procedur związanych z wyborem partnerów spoza sektora finansów publicznych do realizowanych projektów w zakresie zadań wydziału, budowanie partnerstw w zakresie realizacji projektów transgranicznych, w tym pozyskiwanie partnerów zagranicznych.

Alicja Mieszuk

Plac Wolności 1. Pok. nr 11, tel. 87 5230 30 25

Zakres obowiązków:

• Prowadzenie spraw związanych ze współpracą i współdziałaniem z organizacjami pozarządowymi, w tym m.in.:
  • realizacja zadań własnych gminy w związku z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz uchwały Rady Miejskiej w Olecku w sprawie rocznego programu współpracy gminy Olecko z organizacjami pozarządowymi, w tym m.in. dotyczących kultury, sportu i turystyki,
  • przygotowanie konkursów na wsparcie realizacji zadań publicznych oraz innych form współpracy wymienionych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
  • udział w pracach komisji weryfikującej oferty złożone przez organizacje pozarządowe, prowadzenie stosownej dokumentacji,
  • rozliczanie dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym, w tym kontrole,
  • utrzymywanie bieżących kontaktów pomiędzy samorządem i sektorem pozarządowym, opiniowanie wniosków pochodzących od organizacji pozarządowych oraz podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego, doradztwo, dostarczanie informacji organizacjom o innych niż samorządowe źródła finansowania.
• Prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego gminy, w tym koordynacja i monitoring realizacji zadań wybranych przez mieszkańców.
• Prowadzenie spraw związanych z inicjatywą lokalną.
• Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
• Przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
• Przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
• Prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.

Monika Błaszak

Plac Wolności 1. Pok. nr 11 tel. 87 523 30 25

Zakres obowiązków:

• Współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy – funkcja Rzecznika Prasowego Urzędu Miejskiego w Olecku
• Prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową.
• Współpraca ze stanowiskami ds. kultury, sportu i turystyki w zakresie promocji gminy oraz organizacji wydarzeń.
• Współpraca z przewodniczącymi zarządów osiedli i sołtysami.
• Prowadzenie spraw związanych z Funduszem Sołeckim w zakresie wydziału.
• Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich, m.in.:
  • sporządzanie umów użyczenia, umów zleceń,
  • zakupy sprzętu, wyposażenia,
  • rozliczanie kosztów zużytej energii.
• Prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału.
• Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
• Przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
• Przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
• Prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.
• Przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.

Kinga Fidler

Plac Wolności 1. Pok. nr 11 tel. 87 523 09 62

Zakres obowiązków:

• Inicjowanie, sporządzanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Miasta i Gminy.
• Monitorowanie i ewaluacja strategii, sporządzanie raportu z realizacji.
• Opracowanie, aktualizacja programu rewitalizacji.
• Koordynacja i monitorowanie realizacji projektów i działań rewitalizacyjnych na terenie gminy.
• Sporządzanie i aktualizacja programów rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych gminy.
• Opiniowanie dokumentów programowych tworzonych na poziomie krajowym i regionalnym pod kątem realizacji przez gminę niezbędnych działań rozwojowych.
• Opiniowanie zadań z funduszu sołeckiego pod kątem zgodności ze Strategią Rozwoju Gminy.
• Pozyskiwanie środków zewnętrznych na finansowanie przedsięwzięć wynikających z dokumentów strategicznych – realizacja zadań nieinwestycyjnych w zakresie:
  • prowadzenie stałego monitoringu programów współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej oraz innych źródeł zewnętrznych w zakresie możliwości realizacji nieinwestycyjnych zadań gminy:
    • sporządzanie i aktualizowanie rocznych harmonogramów zawierających informacje o planowanych konkursach na działania nieinwestycyjnie,
    • przekazywanie informacji burmistrzowi oraz wydziałom urzędu na temat możliwości dofinansowania zadań nieinwestycyjnych ze środków pozabudżetowych;
  • opracowywanie projektów i wniosków o dofinansowanie nieinwestycyjnych zadań gminy, w tym:
    • współpraca z wydziałami urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy w tym zakresie,
    • zlecanie raportów, analiz, studiów wykonalności oraz innych dokumentów niezbędnych na etapie aplikowania,
    • zapewnienie zgodności projektowanych rozwiązań z kryteriami wyboru projektów.
• Realizacja projektów nieinwestycyjnych, które uzyskały dofinansowanie, w tym:
  • przygotowanie dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie;
  • współpraca z zespołem w przygotowaniu materiałów do opracowania dokumentów przetargowych dla zadań, które uzyskały dofinansowanie;
  • koordynacja wdrażania działań projektowych, sprawozdawczość oraz rozliczanie projektu. Udział w czynnościach kontrolnych dotyczących realizowanych działań;
  • współpraca przy realizacji zadań, które uzyskały dofinansowanie pod kątem zapewnienia zgodności z zakresem rzeczowo-finansowym oraz harmonogramem realizacji;
  • raportowanie wszelkich błędów i nieprawidłowości w realizacji nadzorowanych projektów zgodnie z wymogami oraz ich korygowanie i usuwanie;
  • realizacja zadań związanych z monitorowaniem projektów w okresie ich trwałości. Prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie;
  • prowadzenie i aktualizowanie bazy danych projektów, które uzyskały decyzje o dofinansowaniu ze źródeł zewnętrznych.
• Organizowanie i prowadzenie konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy w zakresie zadań wydziału.

Marta Szmyt

Plac Wolności 3. Pok. nr 3 parter, tel. 87 520 19 50

Zakres obowiązków:

• Wykonywanie zadań związanych z promocją gminy, w tym nadzór nad przygotowywaniem materiałów drukowanych, filmów, prowadzenie strony internetowej.
• Opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych o gminie.
• Projektowanie materiałów i prowadzenie działań w mediach społecznościowych.
• Projektowanie i prowadzenie kampanii społecznych.
• Promocja wydarzeń kulturalnych, sportowych, turystycznych.
• Przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.
• Współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy w porozumieniu z Rzecznikiem Prasowym Urzędu Miejskiego w Olecku.
• Współpraca z innymi Wydziałami Urzędu Miejskiego w Olecku w zakresie planowania, projektowania i prowadzenia działań promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych.
• Prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy w zakresie kultury fizycznej, rekreacji, wypoczynku, turystyki, wędkarstwa.
• Koordynowanie działań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej, rekreacji, wypoczynku, turystyki. Współudział w organizowaniu cyklicznych, okresowych i okolicznościowych imprez sportowych oraz współpraca w tym zakresie z Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji.
• Prowadzenie ewidencji obiektów nie będących hotelami, a świadczącymi usługi hotelarskie, pól biwakowych, wydawanie stosownej dokumentacji.
• Ewidencja kąpielisk oraz spraw z tym związanych – Prawo wodne.
• Prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału.
• Nadzór nad przygotowaniami do sezonu turystyczno-wypoczynkowego.
• Prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim.
• Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
• Przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
• Przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
• Prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.

Agata Mularczyk

Plac Wolności 3. Pok. nr 3 parter, tel. 87 520 19 50

Stanowisko utworzone zgodnie z warunkami umowy realizowanej w ramach projektu pt. ,,Rozbudowa z przebudową amfiteatru w Olecku” na podstawie umowy o dofinansowanie   Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.

Zakres obowiązków:

• prowadzenie spraw w zakresie organizacji Active Festival Olecko z uwzględnieniem założeń umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.,
• współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
• obsługa kancelaryjna Społecznej Rady Kultury w zakresie przechowywania dokumentacji Rady oraz udostępniania pomieszczeń do przeprowadzenia jej posiedzeń,
• prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie dóbr kultury i muzeach.
• prowadzenie działań związanych z funkcjonowaniem bibliotek,
• prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
• prowadzenie księgi rejestrowej instytucji kultury i bieżące dokonywanie w niej wpisów,
• prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem Patronatu Honorowego Burmistrza,
• opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych o gminie,
• projektowanie materiałów i prowadzenie działań w mediach społecznościowych,
• projektowanie i prowadzenie kampanii społecznych,
• prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
• przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
• przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
• przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
• przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie,
• podejmowanie działań zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
• prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.

Szymon Karkusz – 0,1 etatu

Plac Wolności 1. Pok. nr 11 tel. 87 523 09 62

Stanowisko utworzone zgodnie z warunkami umowy realizowanej w ramach projektu pt. ,,Rozbudowa z przebudową amfiteatru w Olecku” na podstawie umowy o dofinansowanie   Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.

Zakres obowiązków:

• prowadzenie spraw w zakresie organizacji Active Festival Olecko z uwzględnieniem założeń umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.,
• współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury oraz sportowych przez jednostki sportu,
• współpraca przy projektowaniu materiałów graficznych,
• wykonywanie dokumentacji fotograficznej prowadzonych projektów i działań,
• prowadzenie bieżącej sprawozdawczości w zakresie zadań określonych na stanowisku,
• współpraca przy przygotowywaniu materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.