Wydział Promocji, Kultury i Sportu

Pobierz artykuł w formie pliku Pdf
Drukuj treść tego artykułu
Powrót do poprzedniej strony

Data publikacji, 13.09.2019 Autor, Józef Kunicki

Wydział Promocji, Kultury i Sportu

Siedziba: Plac Wolności 1

Kierownik wydziału – Zastępca Burmistrza Sylwia Wieloch

Siedziba: Plac Wolności 3, pok. nr 12, I piętro, tel. 87 520 2603

Do zakresu działań Wydziału Promocji, Kultury i Sportu należy:

współpraca z sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedli,
prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim, Inicjatywą Lokalną i Budżetem obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy,
prowadzenie spraw związanych z promocją gminy,
opracowanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno - informacyjnych o gminie,
udział w krajowych i zagranicznych imprezach targowo – promocyjnych,
współdziałanie z organami gminy w zakresie działań promocyjnych i polityki informacyjnej,
współpraca i współdziałanie z organizacjami pozarządowymi,
prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową,
realizacja zadań własnych gminy w związku z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz uchwały Rady Miejskiej w Olecku w sprawie rocznego programu współpracy gminy Olecko z organizacjami pozarządowymi,
inicjowanie działań w zakresie upamiętniania historycznych miejsc, wydarzeń, faktów oraz postaci,
współpraca z wydziałem ds. inwestycji w zakresie budowy pomników i innych obiektów upamiętniających historyczne miejsca, wydarzenia, fakty oraz postacie,
prowadzenie strony internetowej gminy,
prowadzenie spraw z zakresu działalności lobbingowej,
prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działań wydziału,
zgłaszanie i aktualizacja zbiorów danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych,
prowadzenie ewidencji pól biwakowych na terenie Gminy,
prowadzenie ewidencji obiektów spełniających wymagania niezbędne do prowadzenia w nich usług hotelarskich, dokonywanie zmian zapisów dotyczących rodzaju obiektów,
prowadzenie wykazu kąpielisk na terenie Gminy,
udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zadania należące do właściwości wydziału,
współdziałanie z innymi wydziałami w sprawie pozyskiwania środków finansowych zewnętrznych, w tym unijnych,
prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową w ramach zadań wydziału,
prowadzenie spraw związanych z likwidacją szkód rzeczowych i osobowych w zakresie spraw merytorycznych wydziału przy współpracy z Wydziałem Finansowym,
inicjowanie, opiniowanie i zatwierdzanie planów, w tym planów budżetowych jednostkom kultury i sportu finansowanym z budżetu gminy oraz nadzór nad ich realizacją,
stwarzanie warunków i podejmowanie działań, zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
promowanie potencjału kulturalnego, sportowego i turystycznego gminy w kraju i zagranicą oraz współpraca z innymi instytucjami, organizacjami w zakresie promocji gospodarczej,
współpraca ze środowiskami, organizacjami oraz instytucjami realizującymi zadania z zakresu kultury, sportu i turystyki oraz nadzór nad wykonywanymi zadaniami,
współpraca ze Społeczną Radą Kultury, w tym obsługa kancelaryjna Społeczna Rady Kultury,
współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
wnioskowanie w sprawach tworzenia, łączenia, przekształcania, nadawania statutu jednostkom kultury, sportu i turystyki finansowanym z budżetu gminy,
prowadzenie rejestru samorządowych jednostek kultury,
nadzór merytoryczny nad samorządowymi jednostkami kultury i sportu,
współpraca w planowaniu i nadzór nad realizacją imprez masowych realizowanych przez samorządowe jednostki kultury i sportu,
nadzór nad przygotowaniami do sezonu turystyczno – wypoczynkowego, współpraca z jednostkami kultury, sportu i turystyki w zakresie planowania i organizowania obchodów świąt państwowych, uroczystości miejskich, projektowanie we współpracy z samorządowymi jednostkami kultury i sportu planów finansowych oraz nadzór nad ich realizacją,
przygotowanie uroczystości związanych z przyznawaniem stypendiów i nagród przy udziale właściwej merytorycznie jednostki organizacyjnej kultury, sportu lub turystyki,
współorganizacja lub organizacja spotkań, narad i uroczystości w zakresie zadań gminy wynikających z potrzeb środowiska przy współpracy z kierownikiem odpowiedniej merytorycznie jednostki organizacyjnej,
prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich,
prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem Patronatu Honorowego Burmistrza,
inicjowanie i współudział w organizacji przedsięwzięć promujących Gminę,
prowadzenie współpracy ze środowiskami w kraju i za granicą,
opracowywanie wydawnictw i materiałów o charakterze promocyjno – informacyjnym Gminy, z wykorzystaniem różnych metod i technik promocyjnych, w tym sieci internetowej oraz nadzór graficzny i merytoryczny nad zamawianymi wydawnictwami i przygotowywanie projektów umów i zleceń w tym zakresie,
zapewnienie niezbędnej obsługi Burmistrza w zakresie wynikającym między innymi z jego funkcji reprezentacyjnych,
organizacyjne zabezpieczenie wizyt delegacji krajowych i zagranicznych, przedstawicieli korpusu dyplomatycznego, osobistości życia publicznego,
opracowywanie i realizacja programów współpracy zagranicznej,
prowadzenie konkursów,
kreowanie wizerunku Burmistrza, Urzędu i Gminy,
planowanie strategiczne i rozwój – realizacja zadań w zakresie:

inicjowanie, sporządzanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Miasta i Gminy,
monitorowanie i ewaluacja strategii, sporządzanie raportu z realizacji oraz przedstawianie jego wyników burmistrzowi i radzie oraz mieszkańcom na spotkaniach otwartych,
sporządzanie i aktualizacja planów i koncepcji wynikających ze strategii, będących podstawą inicjowania procesów inwestycyjnych (np. koncepcje rozwoju ścieżek, zagospodarowania przestrzeni miejskich, jeziora itp.),
współpraca w procesie opracowania i aktualizacji Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie zapewnienia zgodności ze strategią rozwoju oraz innymi programami dotyczącymi gminy,
współpraca w zakresie tworzenia obszarów funkcjonalnych oraz przygotowanie danych na potrzeby delimitacji tych obszarów,
inicjowanie sporządzania analiz i badań, pod kątem ich wykorzystania w opracowaniach planistycznych,
sporządzanie i aktualizacja programów rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych gminy,
opracowanie, aktualizacja programu rewitalizacji,
koordynacja i monitorowanie realizacji projektów i działań rewitalizacyjnych na terenie gminy,
współpraca przy sporządzaniu i aktualizacji wieloletniej prognozy finansowej gminy oraz planu inwestycyjnego,
opiniowanie dokumentów programowych tworzonych na poziomie krajowym i regionalnym pod kątem realizacji przez gminę niezbędnych działań rozwojowych,
zapewnienie zgodności działań podejmowanych w ramach przygotowywania inwestycji z kryteriami wynikającymi z dokumentów programowych,
pozyskiwanie i analiza danych rozwojowych dotyczących gminy dla potrzeb zarządzania oraz prowadzenia polityki rozwoju,
opiniowanie zadań z funduszu sołeckiego pod kątem zgodności ze Strategią Rozwoju Gminy,
sporządzanie raportu o stanie gminy.

rozwój dialogu społecznego, społeczeństwa obywatelskiego i przedsiębiorczości – realizacja zadań w zakresie:
- spraw związanych z reprezentowaniem gminy jako członka w organach organizacji pozarządowych i samorządowych oraz współpraca w tym zakresie,
- organizowania i prowadzenia konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy w zakresie zadań wydziału,
- prowadzenie działań na rzecz rozwoju społeczno-gospodarczego gminy, w tym organizowanie i prowadzenie działań informacyjnych i doradczych dla przedsiębiorców,
- prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego gminy, w tym koordynacja i monitoring realizacji zadań wybranych przez mieszkańców,
- prowadzenie spraw związanych z inicjatywą lokalną z zakresu działania wydziału,
- budowanie partnerstw z organizacjami pozarządowymi oraz prowadzenie procedur związanych z wyborem partnerów spoza sektora finansów publicznych do realizowanych projektów w zakresie zadań wydziału, budowanie partnerstw w zakresie realizacji projektów transgranicznych, w tym pozyskiwanie partnerów zagranicznych.

Alicja Mieszuk

Plac Wolności 1. Pok. nr 11, tel. 87 5230 30 25

Główne kompetencje:

promocja gminy,
kontakty z mediami (rzecznik prasowy),
prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną.

Zakres obowiązków:

współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy,
wykonywanie zadań związanych z promocją gminy, w tym nadzór nad przygotowywaniem materiałów drukowanych, filmów, prowadzenie strony internetowej,
administrowania serwisem System Powiadamiania Klienta (tworzenie i wysyłanie wiadomości) z Wydziału Promocji, Kultury i Sportu,
prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową,
inicjowanie działań w zakresie upamiętniania historycznych miejsc, wydarzeń, faktów oraz postaci,
prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie,
podejmowanie działań zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.

Monika Błaszak

Plac Wolności 1. Pok. nr 11 tel. 87 523 30 25

Główne kompetencje:

współpraca z sołtysami i przewodniczącymi rad osiedli,
prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich,
fundusz sołecki - realizacja w zakresie zadań wydziału.

Zakres obowiązków:

współpraca z przewodniczącymi zarządów osiedli i sołtysami,
prowadzenie spraw związanych z Funduszem Sołeckim w zakresie wydziału,
prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich, m.in.: sporządzanie umów użyczenia, umów zleceń,
zakupy sprzętu, wyposażenia,
rozliczanie kosztów zużytej energii,
prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu,
przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.

Kinga Fidler

Plac Wolności 1. Pok. nr 11 tel. 87 523 09 62

Główne kompetencje:

pozyskiwanie środków z funduszy zewnętrznych,
inicjatywa lokalna (procedura),
budżet obywatelski (procedura).

Zakres obowiązków:

inicjowanie, sporządzanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Miasta i Gminy,
monitorowanie i ewaluacja strategii, sporządzanie raportu z realizacji,
opracowanie, aktualizacja programu rewitalizacji,
koordynacja i monitorowanie realizacji projektów i działań rewitalizacyjnych na terenie gminy,
sporządzanie i aktualizacja programów rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych gminy,
opiniowanie dokumentów programowych tworzonych na poziomie krajowym i regionalnym pod kątem realizacji przez gminę niezbędnych działań rozwojowych,
opiniowanie zadań z funduszu sołeckiego pod kątem zgodności ze Strategią Rozwoju Gminy,
pozyskiwanie środków zewnętrznych na finansowanie przedsięwzięć wynikających z dokumentów strategicznych – realizacja zadań nieinwestycyjnych w zakresie:

prowadzenie stałego monitoringu programów współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej oraz innych źródeł zewnętrznych w zakresie możliwości realizacji nieinwestycyjnych zadań gminy:

sporządzanie i aktualizowanie rocznych harmonogramów zawierających informacje o planowanych konkursach na działania nieinwestycyjnie,
przekazywanie informacji burmistrzowi oraz wydziałom urzędu na temat możliwości dofinansowania zadań nieinwestycyjnych ze środków pozabudżetowych,

opracowywanie projektów i wniosków o dofinansowanie nieinwestycyjnych zadań gminy, w tym:

współpraca z wydziałami urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy w tym zakresie,
zlecanie raportów, analiz, studiów wykonalności oraz innych dokumentów niezbędnych na etapie aplikowania,
zapewnienie zgodności projektowanych rozwiązań z kryteriami wyboru projektów.

realizacja projektów nieinwestycyjnych, które uzyskały dofinansowanie, w tym:

przygotowanie dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie,
współpraca z zespołem w przygotowaniu materiałów do opracowania dokumentów przetargowych dla zadań, które uzyskały dofinansowanie,
koordynacja wdrażania działań projektowych, sprawozdawczość oraz rozliczanie projektu. Udział w czynnościach kontrolnych dotyczących realizowanych działań,
współpraca przy realizacji zadań, które uzyskały dofinansowanie pod kątem zapewnienia zgodności z zakresem rzeczowo-finansowym oraz harmonogramem realizacji,
raportowanie wszelkich błędów i nieprawidłowości w realizacji nadzorowanych projektów zgodnie z wymogami oraz ich korygowanie i usuwanie,
realizacja zadań związanych z monitorowaniem projektów w okresie ich trwałości. Prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie,
prowadzenie i aktualizowanie bazy danych projektów, które uzyskały decyzje o dofinansowaniu ze źródeł zewnętrznych.

organizowanie i prowadzenie konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy w zakresie zadań wydziału,
prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego gminy, w tym koordynacja i monitoring realizacji zadań wybranych przez mieszkańców,
prowadzenie spraw związanych z inicjatywą lokalną.

Agata Mularczyk

Plac Wolności 3. Pok. nr 3 parter, tel. 87 520 19 50

Główne kompetencje:

prowadzenie rejestru jednostek kultury,
współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
prowadzenie spraw związanych z honorowymi patronatami burmistrza (imprezy kulturalne),
przygotowywanie uroczystości związanych z przygotowaniem stypendiów i nagród,
prowadzenie spraw związanych z promocją gminy.

Stanowisko utworzone zgodnie z warunkami umowy realizowanej w ramach projektu pt. ,,Rozbudowa z przebudową amfiteatru w Olecku” na podstawie umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.

Zakres obowiązków:

prowadzenie spraw w zakresie organizacji Active Festival Olecko z uwzględnieniem założeń umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.,
współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
obsługa kancelaryjna Społecznej Rady Kultury w zakresie przechowywania dokumentacji Rady oraz udostępniania pomieszczeń do przeprowadzenia jej posiedzeń,
prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie dóbr kultury i muzeach.
prowadzenie działań związanych z funkcjonowaniem bibliotek,
prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
prowadzenie księgi rejestrowej instytucji kultury i bieżące dokonywanie w niej wpisów,
prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem Patronatu Honorowego Burmistrza,
opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych o gminie,
projektowanie materiałów i prowadzenie działań w mediach społecznościowych,
projektowanie i prowadzenie kampanii społecznych,
prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie,
podejmowanie działań zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.

Marta Szmyt

Plac Wolności 3. Pok. nr 3 parter, tel. 87 520 19 50

Główne kompetencje:

współpraca z organizacjami pozarządowymi,
fundusz sołecki - wnioski,
prowadzenie spraw z zakresu wsparcia i rozwoju sportu,
prowadzenie wykazu kąpielisk.

Zakres obowiązków:

prowadzenie spraw związanych ze współpracą i współdziałaniem z organizacjami pozarządowymi, w tym m.in.:

realizacja zadań własnych gminy w związku z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz uchwały Rady Miejskiej w Olecku w sprawie rocznego programu współpracy gminy Olecko z organizacjami pozarządowymi, w tym m.in. dotyczących kultury, sportu i turystyki,
przygotowanie konkursów na wsparcie realizacji zadań publicznych oraz innych form współpracy wymienionych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
udział w pracach komisji weryfikującej oferty złożone przez organizacje pozarządowe, prowadzenie stosownej dokumentacji,
rozliczanie dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym, w tym kontrole,
utrzymywanie bieżących kontaktów pomiędzy samorządem i sektorem pozarządowym, opiniowanie wniosków pochodzących od organizacji pozarządowych oraz podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego, doradztwo, dostarczanie informacji organizacjom o innych niż samorządowe źródła finansowania.

prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy w zakresie kultury fizycznej, rekreacji, wypoczynku, turystyki, wędkarstwa,
koordynowanie działań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej, rekreacji, wypoczynku, turystyki. Współudział w organizowaniu cyklicznych, okresowych i okolicznościowych imprez sportowych oraz współpraca w tym zakresie z Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji,
prowadzenie ewidencji obiektów nie będących hotelami, a świadczącymi usługi hotelarskie, pól biwakowych, wydawanie stosownej dokumentacji,
ewidencja kąpielisk oraz spraw z tym związanych – Prawo wodne.
prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
nadzór nad przygotowaniami do sezonu turystyczno-wypoczynkowego.
prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim,
przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.

Szymon Karkusz – 0,1 etatu

Plac Wolności 1. Pok. nr 11 tel. 87 523 09 62

Zakres obowiązków:

prowadzenie spraw w zakresie organizacji Active Festival Olecko z uwzględnieniem założeń umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.,
współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury oraz sportowych przez jednostki sportu,
współpraca przy projektowaniu materiałów graficznych,
wykonywanie dokumentacji fotograficznej prowadzonych projektów i działań,
prowadzenie bieżącej sprawozdawczości w zakresie zadań określonych na stanowisku,
współpraca przy przygotowywaniu materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.