Wydział Promocji, Kultury i Sportu
Siedziba: Plac Wolności 3
Kierownik wydziału – Zastępca Burmistrza Sylwia Wieloch
Siedziba: Plac Wolności 3, Pok. nr 12, I piętro, tel. 87 520 26 03
Do zakresu działań Wydziału Promocji, Kultury i Sportu należy:
- współpraca z sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedli,
- prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim, Inicjatywą Lokalną i Budżetem obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
- współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy,
- prowadzenie spraw związanych z promocją gminy,
- opracowanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno - informacyjnych o gminie,
- udział w krajowych i zagranicznych imprezach targowo – promocyjnych,
- współdziałanie z organami gminy w zakresie działań promocyjnych i polityki informacyjnej,
- współpraca i współdziałanie z organizacjami pozarządowymi,
- prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową,
- realizacja zadań własnych gminy w związku z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz uchwały Rady Miejskiej w Olecku w sprawie rocznego programu współpracy gminy Olecko z organizacjami pozarządowymi,
- inicjowanie działań w zakresie upamiętniania historycznych miejsc, wydarzeń, faktów oraz postaci,
- współpraca z wydziałem ds. inwestycji w zakresie budowy pomników i innych obiektów upamiętniających historyczne miejsca, wydarzenia, fakty oraz postacie,
- prowadzenie strony internetowej gminy,
- prowadzenie spraw z zakresu działalności lobbingowej,
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działań wydziału,
- zgłaszanie i aktualizacja zbiorów danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych,
- prowadzenie ewidencji pól biwakowych na terenie Gminy,
- prowadzenie ewidencji obiektów spełniających wymagania niezbędne do prowadzenia w nich usług hotelarskich, dokonywanie zmian zapisów dotyczących rodzaju obiektów,
- prowadzenie wykazu kąpielisk na terenie Gminy,
- udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zadania należące do właściwości wydziału,
- współdziałanie z innymi wydziałami w sprawie pozyskiwania środków finansowych zewnętrznych, w tym unijnych,
- prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową w ramach zadań wydziału,
- prowadzenie spraw związanych z likwidacją szkód rzeczowych i osobowych w zakresie spraw merytorycznych wydziału przy współpracy z Wydziałem Finansowym,
- inicjowanie, opiniowanie i zatwierdzanie planów, w tym planów budżetowych jednostkom kultury i sportu finansowanym z budżetu gminy oraz nadzór nad ich realizacją,
- stwarzanie warunków i podejmowanie działań, zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
- promowanie potencjału kulturalnego, sportowego i turystycznego gminy w kraju i zagranicą oraz współpraca z innymi instytucjami, organizacjami w zakresie promocji gospodarczej,
- współpraca ze środowiskami, organizacjami oraz instytucjami realizującymi zadania z zakresu kultury, sportu i turystyki oraz nadzór nad wykonywanymi zadaniami,
- współpraca ze Społeczną Radą Kultury, w tym obsługa kancelaryjna Społeczna Rady Kultury,
- współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
- wnioskowanie w sprawach tworzenia, łączenia, przekształcania, nadawania statutu jednostkom kultury, sportu i turystyki finansowanym z budżetu gminy,
- prowadzenie rejestru samorządowych jednostek kultury,
- nadzór merytoryczny nad samorządowymi jednostkami kultury i sportu,
- współpraca w planowaniu i nadzór nad realizacją imprez masowych realizowanych przez samorządowe jednostki kultury i sportu,
- nadzór nad przygotowaniami do sezonu turystyczno – wypoczynkowego, współpraca z jednostkami kultury, sportu i turystyki w zakresie planowania i organizowania obchodów świąt państwowych, uroczystości miejskich, projektowanie we współpracy z samorządowymi jednostkami kultury i sportu planów finansowych oraz nadzór nad ich realizacją,
- przygotowanie uroczystości związanych z przyznawaniem stypendiów i nagród przy udziale właściwej merytorycznie jednostki organizacyjnej kultury, sportu lub turystyki,
- współorganizacja lub organizacja spotkań, narad i uroczystości w zakresie zadań gminy wynikających z potrzeb środowiska przy współpracy z kierownikiem odpowiedniej merytorycznie jednostki organizacyjnej,
- prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich,
- prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem Patronatu Honorowego Burmistrza,
- inicjowanie i współudział w organizacji przedsięwzięć promujących Gminę,
- prowadzenie współpracy ze środowiskami w kraju i za granicą,
- opracowywanie wydawnictw i materiałów o charakterze promocyjno – informacyjnym Gminy, z wykorzystaniem różnych metod i technik promocyjnych, w tym sieci internetowej oraz nadzór graficzny i merytoryczny nad zamawianymi wydawnictwami i przygotowywanie projektów umów i zleceń w tym zakresie,
- zapewnienie niezbędnej obsługi Burmistrza w zakresie wynikającym między innymi z jego funkcji reprezentacyjnych,
- organizacyjne zabezpieczenie wizyt delegacji krajowych i zagranicznych, przedstawicieli korpusu dyplomatycznego, osobistości życia publicznego,
- opracowywanie i realizacja programów współpracy zagranicznej,
- prowadzenie konkursów,
- kreowanie wizerunku Burmistrza, Urzędu i Gminy,
- planowanie strategiczne i rozwój – realizacja zadań w zakresie:
- inicjowanie, sporządzanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Miasta i Gminy,
- monitorowanie i ewaluacja strategii, sporządzanie raportu z realizacji oraz przedstawianie jego wyników burmistrzowi i radzie oraz mieszkańcom na spotkaniach otwartych,
- sporządzanie i aktualizacja planów i koncepcji wynikających ze strategii, będących podstawą inicjowania procesów inwestycyjnych (np. koncepcje rozwoju ścieżek, zagospodarowania przestrzeni miejskich, jeziora itp.),
- współpraca w procesie opracowania i aktualizacji Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie zapewnienia zgodności ze strategią rozwoju oraz innymi programami dotyczącymi gminy,
- współpraca w zakresie tworzenia obszarów funkcjonalnych oraz przygotowanie danych na potrzeby delimitacji tych obszarów,
- inicjowanie sporządzania analiz i badań, pod kątem ich wykorzystania w opracowaniach planistycznych,
- sporządzanie i aktualizacja programów rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych gminy,
- opracowanie, aktualizacja programu rewitalizacji,
- koordynacja i monitorowanie realizacji projektów i działań rewitalizacyjnych na terenie gminy,
- współpraca przy sporządzaniu i aktualizacji wieloletniej prognozy finansowej gminy oraz planu inwestycyjnego,
- opiniowanie dokumentów programowych tworzonych na poziomie krajowym i regionalnym pod kątem realizacji przez gminę niezbędnych działań rozwojowych,
- zapewnienie zgodności działań podejmowanych w ramach przygotowywania inwestycji z kryteriami wynikającymi z dokumentów programowych,
- pozyskiwanie i analiza danych rozwojowych dotyczących gminy dla potrzeb zarządzania oraz prowadzenia polityki rozwoju,
- opiniowanie zadań z funduszu sołeckiego pod kątem zgodności ze Strategią Rozwoju Gminy,
- sporządzanie raportu o stanie gminy.
- rozwój dialogu społecznego, społeczeństwa obywatelskiego i przedsiębiorczości – realizacja zadań w zakresie:
- spraw związanych z reprezentowaniem gminy jako członka w organach organizacji pozarządowych i samorządowych oraz współpraca w tym zakresie,
- organizowania i prowadzenia konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy w zakresie zadań wydziału,
- prowadzenie działań na rzecz rozwoju społeczno-gospodarczego gminy, w tym organizowanie i prowadzenie działań informacyjnych i doradczych dla przedsiębiorców,
- prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego gminy, w tym koordynacja i monitoring realizacji zadań wybranych przez mieszkańców,
- prowadzenie spraw związanych z inicjatywą lokalną z zakresu działania wydziału,
- budowanie partnerstw z organizacjami pozarządowymi oraz prowadzenie procedur związanych z wyborem partnerów spoza sektora finansów publicznych do realizowanych projektów w zakresie zadań wydziału, budowanie partnerstw w zakresie realizacji projektów transgranicznych, w tym pozyskiwanie partnerów zagranicznych.
Monika Sznel
Plac Wolności 3. Pok. nr 1 tel. 87 523 30 25
Zakres obowiązków:
- Współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy – funkcja Rzecznika Prasowego Urzędu Miejskiego w Olecku
- Prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową.
- Współpraca ze stanowiskami ds. kultury, sportu i turystyki w zakresie promocji gminy oraz organizacji wydarzeń.
- Współpraca z przewodniczącymi zarządów osiedli i sołtysami.
- Prowadzenie spraw związanych z Funduszem Sołeckim w zakresie wydziału.
- Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich, m.in.:
- sporządzanie umów użyczenia, umów zleceń,
- zakupy sprzętu, wyposażenia,
- rozliczanie kosztów zużytej energii.
- Prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału.
- Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
- Przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
- Przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
- Prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.
- Przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.
Katarzyna Judycka
Plac Wolności 3. Pok. nr 1, tel. 87 523 30 25
Zakres obowiązków:
- Prowadzenie spraw związanych ze współpracą i współdziałaniem z organizacjami pozarządowymi, w tym m.in.:
- realizacja zadań własnych gminy w związku z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz uchwały Rady Miejskiej w Olecku w sprawie rocznego programu współpracy gminy Olecko z organizacjami pozarządowymi, w tym m.in. dotyczących kultury, sportu i turystyki,
- przygotowanie konkursów na wsparcie realizacji zadań publicznych oraz innych form współpracy wymienionych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- udział w pracach komisji weryfikującej oferty złożone przez organizacje pozarządowe, prowadzenie stosownej dokumentacji,
- rozliczanie dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym, w tym kontrole,
- utrzymywanie bieżących kontaktów pomiędzy samorządem i sektorem pozarządowym, opiniowanie wniosków pochodzących od organizacji pozarządowych oraz podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego, doradztwo, dostarczanie informacji organizacjom o innych niż samorządowe źródła finansowania.
- Prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego gminy, w tym koordynacja i monitoring realizacji zadań wybranych przez mieszkańców.
- Prowadzenie spraw związanych z inicjatywą lokalną.
- Koordynacja sporządzania i aktualizacji programów rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych gminy.
- Monitorowanie i ewaluacja dokumentów strategicznych, sporządzanie raportu z ich realizacji.
- Organizowanie i prowadzenie konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy w zakresie zadań wydziału.
- Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
- Przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
- Opiniowanie wniosków dotyczących realizacji Funduszu Sołeckiego pod kątem zgodności zadań przewidzianych we wniosku sołectwa z założeniami Strategii Rozwoju Gminy Olecko.
- Przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
- Prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.
Agnieszka Sznurkowska
Plac Wolności 3. Pok. nr 8 parter, tel. 87 523 30 64
Zakres obowiązków:
- Wykonywanie zadań związanych z promocją gminy, w tym nadzór nad przygotowywaniem materiałów drukowanych, filmów, prowadzenie strony internetowej.
- Opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych o gminie.
- Projektowanie materiałów i prowadzenie działań w mediach społecznościowych.
- Projektowanie i prowadzenie kampanii społecznych.
- Promocja wydarzeń kulturalnych, sportowych, turystycznych.
- Przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.
- Współpraca i przekazywanie mediom informacji o działalności gminy w porozumieniu z Rzecznikiem Prasowym Urzędu Miejskiego w Olecku.
- Współpraca z innymi Wydziałami Urzędu Miejskiego w Olecku w zakresie planowania, projektowania i prowadzenia działań promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych.
- Prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy w zakresie kultury fizycznej, rekreacji, wypoczynku, turystyki, wędkarstwa.
- Koordynowanie działań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej, rekreacji, wypoczynku, turystyki. Współudział w organizowaniu cyklicznych, okresowych i okolicznościowych imprez sportowych oraz współpraca w tym zakresie z Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji.
- Prowadzenie ewidencji obiektów nie będących hotelami, a świadczącymi usługi hotelarskie, pól biwakowych, wydawanie stosownej dokumentacji.
- Ewidencja kąpielisk oraz spraw z tym związanych – Prawo wodne.
- Prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału.
- Nadzór nad przygotowaniami do sezonu turystyczno-wypoczynkowego.
- Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
- Przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
- Przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku.
- Prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.
Paulina Kropiwnicka
Plac Wolności 3. Pok. nr 8 parter, tel. 87 520 19 50
Zakres obowiązków:
- Opracowywanie projektów i przygotowywanie wniosków o dofinansowanie zadań gminy ze środków pozabudżetowych wraz z ich rozliczaniem.
- Realizacja projektów nie inwestycyjnych, które uzyskały dofinansowanie.
- Sporządzanie raportu o stanie gminy.
- Planowanie strategiczne i rozwój, w tym realizacja zadań w zakresie:
- inicjowanie, koordynacja przygotowania i aktualizacji Strategii Rozwoju Gminy;
- monitorowanie i ewaluacja strategii,
- współpraca przy sporządzaniu i aktualizacji planów i koncepcji wynikających ze strategii, będących podstawą inicjowania procesów inwestycyjnych,
- koordynacja sporządzania i aktualizacji programów rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych gminy,
- koordynacja opracowania i aktualizacji programu rewitalizacji,
- koordynacja i monitorowanie realizacji projektów i działań rewitalizacyjnych na terenie gminy,
- opiniowanie dokumentów programowych tworzonych na poziomie krajowym i regionalnym pod kątem realizacji przez gminę niezbędnych działań rozwojowych;
- pozyskiwanie i analiza danych rozwojowych dotyczących gminy dla potrzeb zarządzania oraz prowadzenia polityki rozwoju,
- opiniowanie zadań z funduszu sołeckiego pod kątem zgodności ze Strategią Rozwoju Gminy.
- Sporządzanie raportu o stanie gminy.
- Koordynowanie działań i wsparcie lokalnych liderów oraz członków gminnych grup odnowy wsi w ramach programu odnowy wsi województwa warmińsko-mazurskiego.
Ewa Brodowska
Plac Wolności 3. Pok. nr 8 parter, tel. 87 520 19 50
Stanowisko utworzone zgodnie z warunkami umowy realizowanej w ramach projektu pt. ,,Rozbudowa z przebudową amfiteatru w Olecku” na podstawie umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.
Zakres obowiązków:
- prowadzenie spraw w zakresie organizacji Active Festival Olecko z uwzględnieniem założeń umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.
- współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury,
- obsługa kancelaryjna Społecznej Rady Kultury w zakresie przechowywania dokumentacji Rady oraz udostępniania pomieszczeń do przeprowadzenia jej posiedzeń,
- prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie dóbr kultury i muzeach.
- prowadzenie działań związanych z funkcjonowaniem bibliotek,
- prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
- prowadzenie księgi rejestrowej instytucji kultury i bieżące dokonywanie w niej wpisów,
- prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem Patronatu Honorowego Burmistrza,
- opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych o gminie,
- projektowanie materiałów i prowadzenie działań w mediach społecznościowych,
- projektowanie i prowadzenie kampanii społecznych,
- prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą Lokalną i Budżetem Obywatelskim w zakresie zadań wydziału,
- przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia i wnioski komisji Rady w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie materiałów, informacji dla Komisji Rady Miejskiej oraz informacji międzysesyjnej w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku,
- przygotowywanie materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie,
- podejmowanie działań zapewniających rozwój twórczości artystycznej,
- prowadzenie bieżącej analizy budżetu w zakresie zadań przewidzianych na stanowisku pracy, w tym: monitoring wydatków, przygotowywanie opisu faktur, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian rocznego planu finansowego, przygotowywanie częściowych sprawozdań finansowych i ich opisu.
Szymon Karkusz – 0,1 etatu
Plac Wolności 3. Pok. nr 1 tel. 87 523 30 25
Stanowisko utworzone zgodnie z warunkami umowy realizowanej w ramach projektu pt. ,,Rozbudowa z przebudową amfiteatru w Olecku” na podstawie umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.
Zakres obowiązków:
- prowadzenie spraw w zakresie organizacji Active Festival Olecko z uwzględnieniem założeń umowy o dofinansowanie Nr RPWM.06.01.02 – 28 – 0029/17 – 00 z dnia 27 kwietnia 2018 r.
- współpraca w planowaniu i realizacji usług kulturalnych świadczonych przez jednostki kultury oraz sportowych przez jednostki sportu,
- współpraca przy projektowaniu materiałów graficznych,
- wykonywanie dokumentacji fotograficznej prowadzonych projektów i działań,
- prowadzenie bieżącej sprawozdawczości w zakresie zadań określonych na stanowisku,
- współpraca przy przygotowywaniu materiałów informacyjnych z zakresu zadań przewidzianych na stanowisku do umieszczenia na stronie internetowej Urzędu lub w prasie.