Wydziały Urzędu Miejskiego

W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne: 

• Wydział Organizacyjny i Nadzoru - ORN
• Wydział Finansowy - FN 
• Wydział Dochodów i Egzekucji - DE
• Wydział Spraw Obywatelskich, Zdrowia i Ewidencji Działalności Gospodarczej - SOG 
• Wydział Budownictwa, Inwestycji i Planowania - BI 
• Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska - GKO
• Wydział Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami - RG
• Wydział Edukacji, Kultury i Sportu - EK
• Urząd Stanu Cywilnego - USC
• Stanowisko audytora wewnętrznego
• Pion ochrony informacji niejawnych - IN  

Wydział Organizacyjny i Nadzoru
Siedziba: Plac Wolności 3
Sekretarz Gminy – Bożenna Wrzyszcz B.Wrzyszcz@um.olecko.pl 
Tel. 87 520 09 72, pok. nr 14
- kadry, archiwum , sprawy socjalne, pok. nr 14, tel. 87 520 09 63
- obsługa Rady Miejskiej,pok.13, tel. 87 520 20 38
- informacja, promocja, organizacje pozarządowe, pok. nr 8, tel. 87 520 19 50
- sekretariat - pok. nr 12, tel. 87 520 21 68

Do zadań Wydziału Organizacyjnego i Nadzoru należy:

1)  zabezpieczenie prawidłowego funkcjonowania urzędu miejskiego, rady miejskiej, jednostek pomocniczych,
2)  załatwianie spraw osobowych wynikających ze stosunku pracy oraz prowadzenie akt osobowych,
3)  współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy,
4)  organizacja pracy w urzędzie,
5)  zapewnienie prawidłowych warunków bhp,
6)  organizacja praktyk zawodowych w urzędzie uczniom szkół średnich i wyższych,
7)  prowadzenie archiwum zakładowego,
8)  obsługa techniczna i zaopatrzenie materiałowe urzędu,
9)  prowadzenie spraw socjalnych pracowników,
10)  zabezpieczenie mienia i ochrona budynku,
11)  prowadzenie spraw związanych z prenumeratą czasopism oraz wydawnictw i publikacji,
12)  prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem skarg i wniosków,
13)  prowadzenie spraw związanych z obsługą Rady Miejskiej, sekretariatu,
14)  współpraca z zagranicą oraz z organizacjami pozarządowymi,
15)  obsługa wyborów,
16)  prowadzenie spraw związanych z obsługą jednostek pomocniczych,
17)  sprawy promocji oraz zgromadzeń i zbiórek publicznych,
18)  gromadzenie wszelkich danych z zakresu działalności gminy,
19) prowadzenie ewidencji majątku gminy.

Wydział Finansowy
Siedziba: Plac Wolności 3
Skarbnik Gminy - Bożena Kozielska B.Kozielska@olecko.eu
Tel. 520 30 35, pok. nr 28

księgowość budżetowa - pok. nr 26 tel. 87 520 23 63
podatek transportowy - pok. nr 25 tel. 87 520 20 46
kasa -pok. nr 27 tel. 87 520 23 63

Do zadań Wydziału Finansowego należy:

1) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,
2) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
3) prowadzenie ewidencji księgowej mienia gminy, naliczanie umorzeń, rozliczanie inwentaryzacji,
4) pobieranie i gromadzenie dochodów gminy zgodnie z przepisami prawa,
5) wydatkowanie środków publicznych w granicach określonych uchwałą budżetową,
6) sporządzanie projektów uchwał budżetowych i wieloletniej prognozy finansowej,
7) sporządzanie projektów planów finansowych dla Urzędu Miejskiego,
8) analiza wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie gminy w celu racjonalnego dysponowania środkami,
9) prowadzenie spraw płacowych i ich pochodnych pracowników Urzędu,
10) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o podatku VAT i podatku dochodowym od osób fizyczny,
11) sporządzanie sprawozdań finansowych wynikających z przepisów prawa,
12) opracowywanie dokumentacji określającej zasady (politykę) rachunkowości,
13) prowadzenie operacji finansowych zadań zleconych przez administrację rządową,
14) obsługa zadłużenia gminy,
15) prowadzenie spraw związanych z poborem opłaty skarbowej, opłaty miejscowej i opłaty targowej wraz z rozliczaniem inkasentów.

Wydział Dochodów i Egzekucji
Siedziba: Plac Wolności 3
Kierownik wydziału: - Monika Dudycz-Stefanowska
Tel. 87 520 09 65, pok. nr 25

podatek rolny, leśny i od nieruchomości od osób fizycznych:
ustalenie wymiaru – pok. nr 25 – tel. 87 520 20 46
wpłaty (miasto) – pok. nr 24 – tel. 87 520 09 66
wpłaty (wieś) – pok. nr 29 – tel. 87 520 17 49

podatek rolny, leśny od osób prawnych:
deklaracje i wpłaty – pok. nr 29 – tel. 87 520 17 49

podatek od nieruchomości od osób prawnych:
deklaracje – pok. nr 29 – tel. 87 520 17 49
wpłaty - pok. 24 – tel. 87 520 09 66

podatek od środków transportowych:
deklaracje – pok. nr 29 – tel. 87 520 17 49
wpłaty – pok. nr 22 – tel. 87 520 09 67

opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi:
wpłaty – pok. 22 – tel. 87 520 09 67
opłata od posiadania psa:
wpłaty – pok. nr 22 - tel. 87 520 09 67

użytkowanie wieczyste, czynsz dzierżawny, opłata adiacencka:
wpłaty – pok. nr 22 - tel. 87 520 09 67
zaległy czynsz, opłata eksploatacyjna
wpłaty – pok. nr 24 - tel. 87 520 09 66

Do głównych zadań Wydziału Dochodów i Egzekucji należą:

1) dokonywanie wymiaru podatków stanowiących dochody gminy w zakresie:
a) podatku od nieruchomości,
b) podatku rolnego,
c) podatku leśnego,
d) podatku od środków transportowych,
2) prowadzenie kart podatników z tytułu nabywania czy zbywania nieruchomości, powiększania i zmniejszania powierzchni gospodarstw rolnych, zmian ewidencyjnych posiadaczy środków transportowych;
3) pobieranie podatków i opłat lokalnych oraz niepodatkowych należności budżetowych stanowiących dochody gminy w zakresie:
a) podatku od nieruchomości,
b) podatku rolnego,
c) podatku leśnego,
d) podatku od środków transportowych,
e) opłaty od posiadania psów,
f) opłaty z tytułu użytkowania wieczystego i trwałego zarządu,
g) opłat związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,
h) opłaty adiacenckiej,
i) opłaty planistycznej,
j) czynszu dzierżawnego,
k) należności związanych ze sprzedażą mienia w drodze przetargu i w drodze bezprzetargowej,
l) należności z tytułu służebności gruntowej,
m) opłaty eksploatacyjnej,
n) należności za ustawienie reklam,
o) należności za zajęcie pasa drogowego,
p) należności za umieszczenie urządzeń obcych w pasie drogowym,
q) opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
r) opłat za usunięcie drzew (kary za wycinkę nielegalną),
s) należności z tytułu licencji i zezwoleń na przewóz osób,
t) należności z tytułu zwrotu kosztów związanych z restytucją mienia komunalnego;
u) opłaty za korzystanie z cmentarza na podstawie wykazu przedłożonego przez administratora cmentarza;
v) czynszu i innych opłat wynikających z realizacji umowy o zarządzanie gminnym zasobem nieruchomości na podstawie wykazu przedłożonego przez zarządcę zasobów komunalnych;
w) kaucji mieszkaniowej.
4) prowadzenie egzekucji administracyjnej i sądowej, we współpracy z kancelarią prawną, w zakresie podatków i opłat lokalnych oraz niepodatkowych należności budżetowych wymienionych w punkcie 3, a także w zakresie:
a) zobowiązań powstałych w związku z najmem lokali,
b) niesłusznie pobranego dodatku mieszkaniowego,
c) należności z tytułu odszkodowań wypłacanych właścicielom mieszkań, których użytkownicy uprawnieni są do otrzymania lokalu socjalnego na mocy wyroków sądowych o eksmisję z zajmowanych lokali mieszkalnych, a Gmina nie wskazała lokalu socjalnego,
d) należności z tytułu kar za nieterminowe przekazanie sprawozdań przez podmioty odbierające odpady,
e) należności związanych z nienależnie pobraną pomocą materialną dla uczniów,
f) należności wynikających z egzekucji obowiązku szkolnego i obowiązku nauki,
g) należności związanych z nienależnie pobranym przez pracodawcę dofinansowaniem za kształcenie młodocianych pracowników,
h) należności związanych z nienależnie pobraną dotacją przez niepubliczne placówki oświatowe, żłobki oraz organizacje pozarządowe;
5) udzielanie ulg w spłacie podatków i opłat lokalnych oraz niepodatkowych należności budżetowych będących przedmiotem poboru przez wydział;
6) udzielanie ulg w spłacie zobowiązań stanowiących dochody Gminy realizowanych przez urzędy skarbowe;
7) wydawanie zaświadczeń: o niezaleganiu w podatkach, o dochodzie z pracy w gospodarstwie rolnym, o pomocy de minimis, o powierzchni hektarów przeliczeniowych;
8) prowadzenie spraw w zakresie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej;
9) wystawianie faktur VAT i prowadzenie odpowiednich rejestrów wymaganych przepisami prawa;
10) prowadzenie księgowości w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, a także zgodnie z zasadami ujętymi w uregulowaniach wewnętrznych urzędu,
11) sporządzanie w terminach określonych przepisami prawa sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej oraz sprawozdań o zaległych należnościach przedsiębiorstw z tytułu świadczeń na rzecz sektora finansów publicznych;
12) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego, w tym:
a) potwierdzanie oświadczeń w sprawie osobistego prowadzenia gospodarstwa rolnego wnioskującego,
b) potwierdzanie poświadczeń jako dowodu potwierdzającego posiadanie kwalifikacji rolniczych
c) potwierdzanie oświadczeń o powierzchni użytków rolnych;
13) przygotowywanie informacji obejmujących wykaz osób prawnych i fizycznych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, którym w zakresie podatków lub opłat udzielono ulg, odroczeń, umorzeń lub rozłożono spłatę na raty w kwocie przewyższającej 500 zł, informacji obejmującej wykaz osób prawnych i fizycznych, którym udzielono pomocy publicznej;
14) planowanie budżetu tradycyjnego i zadaniowego w zakresie szacowania dochodów pochodzących z podatków i opłat lokalnych;
15) przygotowywanie projektów uchwał o wysokości stawek podatkowych, udzielaniu zwolnień podatkowych, udzielaniu ulg w zapłacie niepodatkowych należności budżetowych.

Do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich, Zdrowia i Ewidencji Działalności Gospodarczej należy:
1)  popularyzacja ochrony p. pożarowej ,
2)  bieżące utrzymanie jednostek OSP,
3)  wyposażenie techniczne jednostek OSP,
4)  wydawanie dowodów tożsamości,
5)  prowadzenie ewidencji ludności,
6)  prowadzenie rejestru wyborców,
7)  rejestracja przedpoborowych,
8)  świadczenie na rzecz obrony kraju,
9)  świadczenie na rzecz żołnierzy i rezerwistów,
10)  uzupełnienie Sił Zbrojnych (akcja kurierska),
11)  zarządzanie kryzysowe,
12)  obrona cywilna,
13)  prowadzenie kancelarii tajnej,
14)  prowadzenie spraw związanych z repatriacją,
15)  prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy w urzędzie i jednostkach podległych Radzie.
16)  współpraca z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego,
17)  prowadzenie zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem spisu ludności,
18)  realizacja zadań wynikających z ordynacji wyborczej,
19)  prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,
20)  współpraca w zakresie prawidłowego stanu opieki lekarskiej i pielęgniarskiej
świadczonej przez placówki opieki zdrowotnej ze szczególnym uwzględnieniem
opieki medycznej w szkołach podstawowych,
21)  współdziałanie ze stacjonarnymi zakładami lecznictwa odwykowego,
22)  realizacja zadań wynikających z programu profilaktyki i rozwiązywania
problemów alkoholowych oraz świetlic środowiskowych,
23)  utworzenie i dowodzenie gminnym zespołem kryzysowym,

Wydział Budownictwa, Inwestycji i Planowania
Siedziba: Plac Wolności 3
Kierownik – Alicja Szałkowska aszalkowska@olecko.eu
pok. nr 6, tel. 87 520 21 57

- planowanie przestrzenne - pok. nr 1, tel. 87 520 09 64 i pok. nr 6 tel. 87 520 21 57
- budownictwo i inwestycje - pok. nr 6, tel. 87 520 21 57
- środki unijne - pok. nr 7, tel. 87 520 09 62

Do zadań Wydziału Budownictwa, Inwestycji i Planowania należą:
1) sporządzanie wniosków o dofinansowanie z funduszy Unii Europejskiej, monitorowanie podczas realizacji oraz ich rozliczanie;
2) prowadzenie spraw związanych z planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym, m.in.:
- wydawanie decyzji o warunkach zabudowy, decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz stwierdzanie ich wygaśnięcia,
- wydawanie wypisów i wyrysów, zaświadczeń z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta i gminy,
- sporządzanie planów miejscowych i studium oraz ich zmian;
3) opiniowanie zgodności proponowanego podziału nieruchomości z ustaleniami planu miejscowego oraz przepisami szczególnymi;
4) prowadzenie zadań wynikających z ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, w tym prowadzenie Gminnej Ewidencji Zabytków;
5) planowanie, przygotowanie, realizacja i rozliczenie zadań inwestycyjnych i remontowych;
6) prowadzenie postępowań w sprawie udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, usługi i dostawy;
7) nakazywanie właścicielowi gruntu przywrócenie stanu poprzedniego lub wykonanie urządzeń zabezpieczających szkodom, gdy spowodowana przez niego zmiana stanu wody na gruncie wpływa
szkodliwie na grunty sąsiednie;
8) zatwierdzanie ugody w sprawie zmian stanu wody na gruntach na wniosek ich właścicieli.

Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska
Siedziba: Plac Wolności 3
Kierownik – Marianna Kisielska M.Kisielska@um.olecko.pl 
pok. nr 11, tel. 87 520 23 83
- gospodarka komunalna i drogownictwo pok. nr 11 tel. 87 520 23 83
- ochrona środowiska pok. nr 3 tel. 87 520 16 03

Z-ca kierownika - Jadwiga Żychowska

pok. nr 2, tel. 520 33 01, e-mail: e-mail: gko3@olecko.eu 

- gospodarka zasobami gminy, pok. nr 2, tel. 87 520 33 01
- dodatki mieszkaniowe- Plac Wolności 2, pok. nr 6, tel. 87 520 3301
- windykacja czynszów, remonty, utrzymanie zasobów komunalnych- Plac Wolności 3, pok. nr 2, tel. 87 520 33 01


Do zadań Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska należy:
1)  utrzymanie bieżące dróg gminnych,
2)  utrzymanie i konserwacja terenów zielonych,
3)  oświetlenie dróg,
4)  utrzymanie cmentarza komunalnego,
5)  utrzymanie grobów i cmentarzy wojennych,
6)  dodatki mieszkaniowe,
7)  gospodarka ściekowa i ochrona wód,
8)  gospodarowanie Gminnym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
9)  gospodarka odpadami i ochrona środowiska,
10)  prowadzenie gospodarki zasobami lokalowymi gminy,
11)  oczyszczanie miasta oraz dbanie o stan sanitarny gminy,
12)  wydawanie zezwoleń na wykonywanie krajowego zarobkowego przewozu osób,
13)  przygotowanie dokumentacji niezbędnej do wyznaczania przez Radę Miejską wydobywanie kamienia, żwiru, piasku oraz innych materiałów w granicach powszechnego korzystania z wód,
14)  opiniowanie i uzgadnianie działań i wniosków z zakresu prawa geologicznego i górniczego,
15)  prowadzenie rejestru psów ras agresywnych,
16)  dekoracja miasta,
17)  realizacja zadań wynikająca z ustawy o lasach.

Wydział Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami
Siedziba: Plac Wolności 3
Kierownik - Barbara Jankowska pok. nr 23 tel. 87 520 26 54
- gospodarka gruntami na wsi - pok. nr 24 tel. 87 520 09 66
- geodezja i melioracje - pok. nr 22 tel. 87 520 26 54
- gospodarka gruntami w mieście - pok. nr 21 tel. 87 520 26 33

Do zadań Wydziału Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami należy:
1/ promocja intensyfikacji produkcji rolniczej,
2/ zwalczanie chorób zakaźnych zwierząt w zakresie zadań własnych gminy,
3/ utrzymanie urządzeń melioracji wodnych na terenie miasta,
4/ dożynki międzygminne,
5/ opracowania geodezyjne i kartograficzne,
6/ gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości,
7/ pobór opłaty adiacenckiej,
8/ pobór opłaty planistycznej,
9/ powiększanie zasobu nieruchomości Gminy,
10/ przekształcenie prawa użytkowania wieczystego gruntu w prawo własności,
11/ rozgraniczanie nieruchomości,
12/ przeznaczanie gruntów na cele nierolnicze w ramach opracowanych planów zagospodarowania przestrzennego,
13/ nadzór nad łowiectwem,
14/ nadzór nad produkcją roślinną,
15/ nazewnictwo osiedli, placów, ulic i obiektów fizjograficznych. Numeracja nieruchomości,
16/ przeprowadzanie spisu rolnego,
17/ przeznaczanie gruntów rolnych do zalesiania,
18/ zatwierdzanie ugody w sprawach zmiany stosunków wodnych na gruntach rolnych,
19/ wyznaczanie za odszkodowaniem gruntu dla niezbędnego powszechnego korzystania z wód,
20/ rozstrzyganie sporów o przywrócenie do stanu poprzedniego stosunków wodnych na gruntach rolnych,
21/ nadzór nad wykonaniem konserwacji urządzeń melioracyjnych na gruntach będących własnością gminy,
22/ ewidencja środków trwałych gruntów,
23/ pobór niepodatkowych dochodów gminy z tytułu sprzedaży, dzierżawy, zarządu, użytkowania gruntów i użytkowania wieczystego

Wydział Edukacji, Kultury, Sportu
Siedziba: Plac Wolności 1
Kierownik wydziału - Elżbieta Rękawek
Tel. 87 620 10 74, pok. nr 5.
- sprawy oświaty, stypendia szkolne -pok. nr 11 tel. 87 620 10 74
- kultura, sport, turystyka - pok. nr 11 tel. 87 520 24 94

- nadzór nad publicznymi przedszkolami, szkołami podstawowymi, organizacja roku szkolnego w szkołach, przedszkolu, awanse zawodowe nauczycieli, ewidencja placówek niepublicznych, finansowanie placówek oświatowych, doskonalenie i dokształcanie nauczycieli, świetlice wiejskie pok. nr 11, tel. 87 520 24 94
- stypendia szkolne, obowiązek szkolny i nauki, dożywianie i dożywianie uczniów, dofinansowanie kształcenia pracowników młodocianych, kultura, sport, turystyka- pok. 11, tel. 87 620 10 74

Do zadań Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu należy:
1)  realizacja ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty oraz z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela w zakresie zadań należących do właściwości gminy,
2)  organizacja i planowanie dowozu dzieci do placówek,
3)  współpraca z Kuratorium Oświaty w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania placówek oświatowych,
4)  nadzór i kontrole nad działalnością finansową szkół podstawowych i przedszkoli i gimnazjów,
5)  prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie dóbr kultury i muzeach oraz ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,
6)  prowadzenie działalności związanej z funkcjonowaniem bibliotek,
7)  upowszechnianie kultury fizycznej, turystyki i wypoczynku,
8)  koordynowanie rozwoju bazy obiektów i urządzeń sportowo- rekreacyjnych oraz turystycznych, z uwzględnieniem spraw związanych z biwakami w miejscach nie wyznaczonych,
9)  inicjowanie rozwoju usług sportowych i turystycznych.

Urząd Stanu Cywilnego 
Siedziba: Plac Wolności 1
Kierownik – Halina Urbanowicz H.Urbanowicz@um.olecko.pl
Pok. nr 4, tel. 87 520 26 58
Z-ca kierownika USC - Iwona Marta Domel
Pok. nr 4, tel. 87 520 26 58

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy:
1)  realizacja ustawy o aktach stanu cywilnego,
2)  sporządzanie protokołu z ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy.
 

Stanowisko audytora wewnętrznego
Siedziba: Plac Wolności 1
Małgorzata Delegacz M.Delegacz@um.olecko.pl
Siedziba, Plac Wolności 1, pok. nr 5, tel. 87 520 49 57

Do zadań stanowiska ds. audytu wewnętrznego należy:
1) ustalanie stanu faktycznego zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej
2) określanie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień
3)  przedstawianie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień oraz usprawnienia audytowanej działalności.

Pion Ochrony Informacji Niejawnych
Siedziba: Plac Wolności 3
Pełnomocnik ds. informacji niejawnych - Bożenna Wrzyszcz
 B.Wrzyszcz@um.olecko.pl 
Sekretarz Gminy, pok. nr 14, tel. 87 520 09 72

Do zadań pionu ochrony informacji niejawnych należy:

1)  zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
2)  ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
3)  zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej,
4)  kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
5)  okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
6)  opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
7)  szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.